Löpande bokföring: Komplett guide (förklaring och exempel)

Alla som driver företag i någon form – här ingår även en ekonomisk förening – måste enligt lag bokföra alla ekonomiska händelser. Bokföringen måste ske i enlighet med bokföringslagen och på ett sådant sätt att det inte går att göra ändringar i efterhand. Vid en första anblick kan löpande bokföring upplevas som krångligt eller mastigt att sätta sig in i. Faktum är att det är inte så svårt som det första verkar vara. I det här inlägget kommer vi bland annat att gå igenom vad bokföring är, varför du måste bokföra och grundläggande begrepp som förekommer i löpande bokföring.

Vad är löpande bokföring?

Den frågan går egentligen inte att ge ett kort svar på eftersom löpande bokföring innehåller så många variabler. Ett kännetecken för bokföring, till skillnad från andra räknetal, är att beloppen på kredit- och debetsidan är lika stora. De båda sidorna ska ta ut varandra eftersom alla införda poster har en motpost. Här skiljer sig bokföring och redovisning åt. I vår artikel om redovisning kan du läsa att redovisning omfattar den totala summan av ett antal transaktioner som har gjorts under ett räkenskapsår. Ändamålet med löpande bokföring är istället att företag ska få en översikt över vilka skulder som finns i företaget och vilket kapital man har att röra sig med. En årsredovisning ger en bild över hela verksamhetsåret medan den löpande bokföringen visar hur företagets ekonomi ser ut i dagsläget.

Bokföring är alltså helt enkelt en sammanställning av en verksamhets inkomster och utgifter, eller intäkter och kostnader som det heter med bokföringstermer. I en bokföringsskyldig verksamhet måste varje affärshändelse bokföras. En affärshändelse kan till exempel vara ett köp, en försäljning, utbetalning av löner eller inbetalning av skatter. Varje affärshändelse måste styrkas av ett dokument som visar att transaktionen har genomförts, till exempel en faktura eller ett kvitto. I bokföringstermer kallas en sådan handling för verifikation.

Varför måste du bokföra?

Det korta svaret på den frågan är för att lagen säger det. Enligt svensk lag är alla juridiska personer, det vill säga aktiebolag, ekonomiska föreningar och handelsbolag bokföringsskyldiga. Bokföringsskyldigheten gäller även fysiska personer som bedriver en enskild näringsverksamhet (enskild firma). Hur en bokföring ska skötas är reglerat i Bokföringslagen (1999:1078).

Bokföringen ska skötas löpande och det vanligaste är att tillämpa dubbel bokföring. Dubbel bokföring innebär att ett belopp bokförs på två olika konton, en gång på kontot i debet och en gång på kontot i kredit. Vi kommer att gå igenom dubbel bokföring längre ner i artikeln. Enligt bokföringslagen ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. För övriga affärshändelser gäller att de ska bokföras så snart som möjligt, men inte senare än påföljande månad. 

Bokföringen ska även utföras enligt god redovisningssed, det vill säga du ska följa gällande redovisningslagar och vedertagen praxis. Vedertagen praxis kan definieras om ett ofta använt eller ett allmänt accepterat tillvägagångssätt. Bokföringsnämnden har det övergripande ansvaret för utvecklingen av vad god redovisningssed är.

Varken bokföringslagen eller redovisningslagen innehåller några direkta direktiv eller regler för hur en redovisning ska upprättas eller vilka delar som den måste innehålla. Däremot ska bokföringen följa de rekommendationer som kommer från normgivande organ såsom Bokföringsnämnden (BFN), Sveriges Redovisningskonsulters Förbund (SRF) och Föreningen Auktoriserade Revisorer (FAR) samt standarder från exempelvis International Accounting Standards Board (IASB).

Sveriges Redovisningskonsulters Förbund och Föreningen Auktoriserade Revisorer har gemensamt tagit fram ett normsystem som ligger till grund för en god redovisningssed. Syftet med normsystemet är att standardisera hur svensk redovisning ska gå till. Systemet har fått namnet Reko och däri står det att läsa vad god sed vid utförande av redovisningstjänster innebär.

I slutet av varje räkenskapsår granskar revisorer årsredovisningen för att kontrollera att bokföringen är korrekt och utförd enligt god redovisningssed. Om du inte har tillämpat god redovisningssed måste företaget stå till svars för detta, och utgången kan i värsta fall bli böter.

Du är även skyldig att spara alla bokföringshandlingar i sju år och de ska finnas i läsbar form; antingen som elektroniska eller fysiska dokument.

Viktiga begrepp som används i bokföring

Inom bokföring används en rad olika begrepp som är ett måste att du känner till betydelsen av för att kunna utföra ditt företags bokföring på ett korrekt sätt. Här nedanför kommer vi att gå igenom några av de viktigaste begreppen.

Dubbel bokföring

För att minska risken för att det blir fel i bokföringen används det som kallas dubbel bokföring. Det innebär att alla konton har två sidor: debet och kredit. För den som inte är insatt i bokföringstermer kan det här upplevas som lite krångligt men i själva verket är det logiskt och ger en bra översikt över företagets ekonomiska situation. 

Oavsett om du väljer att föra din bokföring för hand i en räkenskapsbok eller i ett digitalt bokföringsprogram kommer du att se en vänsterkolumn (debet) och en högerkolumn (kredit). Debet är dina intäkter och kredit är dina utgifter eller skulder. Dubbel bokföring innebär att du alltid bokför lika mycket i debet som i kredit när du bokför en verifikation; summorna ska ta ut varandra.

Vi tar ett exempel så blir det förhoppningsvis lättare att förstå. Säg att du köper pennor kontant för 100 kronor. Då bokför du först hela beloppet som ett uttag ur kassan; 100 kronor i kredit på konto “Kassa”. Därefter bokför du kostnaden utan moms, det vill säga 80 kronor som debet på konto “Kontorsmaterial”. Slutligen bokför du momsen på 20 kronor på konto “Debiterad ingående moms”. Nu har du bokfört lika mycket i debet som i kredit; bokföringen balanserar. Det som har hänt i ditt företag är att kassan har minskat, kostnaden har ökat och moms är bokförd som en fordran som senare dras av när du gör din momsdeklaration. Fördelen med att använda ett digitalt bokföringsprogram är att det alltid kontrollerar att en verifikation balanserar. Balanserar inte verifikationen kan du inte spara den, utan får leta upp felet. Det är inte ovanligt att det beror på att du har blandat ihop debet och kredit och bokfört antingen för mycket eller för lite på en sida.

Debet och kredit

Det är få ord som kan skapa så mycket förvirring för de som inte är insatta i bokföring som debet och kredit. Vid dubbel bokföring skiljer man mellan intäkter och skulder plus eget kapital. Tillgångarna (debet) är till vänster i balansen och skulder plus eget kapital (kredit) är till höger i balansen. För att göra det mer begripligt är det lättaste att du tar ett A4-papper och ritar en vertikal linje mitt på pappret. På den vänstra sidan av linjen (debet) skriver du in bokföringsposter som har med intäkter att göra, till exempel bilar, egendom, maskiner, pengar på intäktskontot etc. och på den högra sidan (kredit) skriver du in bokföringsposter som är relaterade till skulder och eget kapital, exempelvis om du har tagit ett företagslån på 50.000 kronor. 

Du kan se den vänstra sidan som kapitalanvändning (du har använt pengar för att till exempel köpa en lastbild till företaget) och den högra sidan kan du se som kapitalanskaffning (du skaffar kapital genom lån eller satsar eget kapital i företaget). Beroende på om en bestämd post tillhör debet eller kredit gäller olika regler för posten. Om en post tillhör den vänstra sidan (debet) ska den debiteras när den ökar och krediteras när den minskar. På högra sidan gäller det motsatta; om en post ökar ska den krediteras och om den minskar ska den debiteras. Vi tar ett exempel för att göra det hela konkret.

Låt oss säga att du har tagit ett lån på 50.000 kronor i banken och sätter in dem på ditt företagskonto. Företagskontot hör hemma under posten för kapitalanvändning (debet). Eftersom vänstersidan/debet ökar innebär det att beloppet på 50.000 kronor, ska debiteras, det vill säga föras in under debet i bokföringen. Lånet på 50.000 kronor gör samtidigt att ditt skuldkonto ökar. Skuldkontot hör hemma under posten för kapitalanskaffning (kredit). Som du minns sedan tidigare gäller regeln om kreditering när poster på den här sidan ökar. Det betyder alltså att du måste kreditera 50.000 kronor för den här posten.

Deppa inte ihop om du tycker att det är lite svårt att förstå vad de här begreppen betyder och innebär. Det här är något som de som läser till redovisningskonsulter och revisorer måste klia sig i huvudet mer än en gång för att förstå. Sett ur ett företagsperspektiv är det viktigt att i alla fall försöka sig på bokföring. Övning ger som bekant färdighet men känner du att bokföring absolut inte är din grej kan du leja bort arbetet till en redovisningskonsult eller revisor.

Verifikationer

I alla bokföring måste det finnas underlag som styrker alla affärshändelser. Ett sådant underlag kallas för verifikation och det kan vara en faktura, ett kvitto eller något annat digitalt eller fysiskt dokument. Varje affärshändelse måste styrkas av en egen verifikation. En verifikation kan även vara en justering i bokföringen, till exempel när en bokföringspost behöver korrigeras.

Eftersom en verifikation alltid ska utformas på ett varaktigt sätt, är det reglerat i lag vad en verifikation ska innehålla. De bestämmelserna är:

• Det datum när verifikationen sammanställdes
• Det datum när affärshändelsen inträffade
• En kort beskrivning av det som affärshändelsen gäller
• Hela beloppet och momsbeloppet specificerat
• Vem eller vilket företag transaktionen avser
• Hänvisning till andra underlag som förvaras enskilt, om sådana finns

Verifikationerna ska även sorteras efter datum och numreras för att underlätta den löpande bokföringen. De nummer som verifikationerna får ska följa en löpande nummerserie och denna serie får inte brytas under året. 

Grundbok

Ett företags bokföring delas in i grund- och huvudbokföring. Grundboken är en förteckning över ett företags affärshändelser; de som är dokumenterade med så kallade verifikationer. En grundbok kan även kallas för dagbok eller verifikationslista.

Samtliga av företagets affärshändelser ska noteras som bokföringsposter i såväl grundboken som huvudboken. Även om grund- och huvudboken innehåller samma information så skiljer man dessa åt inom bokföring. En grundbok är strukturerad i en kronologisk ordning med den äldsta affärshändelsen först, medan en huvudbok är systematiskt organiserad i kontonummerordning med det lägsta kontonumret först.

I grundboken bokför du löpande när affärshändelserna uppstår. Affärshändelser som rör kontanta in- och utbetalningar ska enligt bokföringslagen bokföras senast påföljande arbetsdag, medan övriga affärshändelser ska bokföras så snart som möjligt. Varje bokföringspost som finns med i grundboken måste ha ett belopp på debet- och kreditkonto, datum, verifikationsnummer och en kort information om vad affärshändelsen gäller.

Huvudbok

Precis som grundboken kan huvudboken ses som en lista över företagets affärshändelser. Skillnaden är att i huvudboken är affärshändelserna presenterade i systematiskt ordning, det vill säga sorterade efter konto, istället för i kronologisk ordning som i grundboken. Huvudboken ger en överskådlig översikt över de olika kontona som ingår i bokföringen och därför används den ofta vid olika typer av kontoavstämningar. Vanligtvis är det även huvudboken som företagsledningen eller redovisningskonsulten/revisorn vänder som när det upptäcks fel i bokföringen. I en huvudbok läser du i regel av ställningen på ditt företags balanskonto och saldona på resultatkontot.

Vi hoppas att den här artikeln har bringat lite mer klarhet i vad bokföring är och har ökat din kunskap om de begrepp som används vid bokföring. Vill du fördjupa dig mer i ämnet har vi även skrivit en artikel som handlar om redovisning.