Vad är redovisning? (Ekonomistyrning, extern revision, etc.)

Det är många som inte kan ge ett direkt och konkret svar på den frågan, något som egentligen inte är särskilt konstigt. Gemene man kommer i regel inte kontakt med de uppgifter som redovisning innebär särskilt ofta. Det vanligaste svaret från någon som inte är insatt i ekonomiska termer är att redovisning är en översikt över ekonomin. Man kan säga att det är en väldigt förenklad förklaring; en förklaring som utelämnar komplexa begrepp.

Redovisning är en naturlig del av ett företag och de allra flesta bolagsformer måste förhålla sig till redovisning på ett eller annat sätt. I den här artikeln kommer vi att titta närmare på vad redovisning är, ta upp och förklara viktiga begrepp, beskriva de vanligaste typerna av redovisning och titta på några centrala komponenter som är knutna till redovisning som fenomen. Innehållet i artikeln kan upplevas som mastigt men vi hoppas att texten ska ge dig en insikt i vad redovisning är och förhoppningsvis kommer du att tycka att redovisning är roligt.

Hur definieras begreppet redovisning?

För att gå till botten med vad redovisning är måste vi börja med definitionen av själva begreppet. 

Redovisning är en systematisk uppställning av ett företags intäkter, utgifter, tillgångar och skulder. 

Definitionen ovan är det mest grundläggande, men redovisning är även ett viktigt hjälpmedel när det kommer till att värdera ett företags aktuella ekonomiska situation och utveckling. För att få en bra och tydlig bild av vad redovisning är behövs det mer kött på benen. För att komplicera det hela ytterligare finns det dessutom flera varianter av redovisning. Dessa variationer har uppkommit som en följd av att företag drivs genom olika bolagsformer. Exempelvis har ett aktiebolag enligt lag andra redovisningskrav än vad en enskild firma har, och ett handelsbolags redovisning skiljer sig från ett kommanditbolags och så vidare. Redovisning omfattar alltså ganska mycket mer och är mer komplex än bara intäkter och utgifter.

I redovisning ingår även element som löneadministration och momsredovisning, något som många inte räknar till redovisningsarbetet. Även om dessa två områden utgör en separat redovisning i sig självt, så ingår de förr eller senare i företagets huvudredovisning.

Vad är en årsredovisning?

När någon nämner redovisning tänker du kanske omedelbart på årsredovisning. Det är ju trots allt det som alla företagare utgår ifrån och jobbar efter under året,. Här nedanför kommer vi att gå igenom den redovisning som alla företag, oavsett bolagsform, omfattas av.

Som företagare är det omöjligt att komma undan det som kallas för årsredovisning. När någon spontant slänger ut frågan om vad redovisning är, så blir svaret ofta just årsredovisning. Det är kort och gott en översikt över företagets intäkter och utgifter under ett räkenskapsår. I övrigt säger lagen att ett räkenskapsår ska sammanfalla med ett kalenderår, men det finns undantag.

Kort sagt går det att säga att en årsredovisning är en översikt över inkomster och utgifter, i vilken bland annat fakturor och verifikationer, momsredovisning och löneadministration ingår. Det är rätt och slätt en komplett översikt över företagets ekonomi under ett helt år. Därmed är en årsredovisning ett bra styrdokument, ett bra sätt för att rapportera in uppgifter till staten och ett perfekt underlag för investerare att titta på.

Enligt årsredovisningslagen ska en årsredovisning innehålla fyra beståndsdelar: en balansräkning, en resultaträkning, noter och en förvaltningsberättelse.

Viktiga begrepp som används i samband med redovisning

För att dela upp redovisning i mindre delar kommer vi i det här stycket ta upp några av de centrala begrepp som en redovisning innehåller och grundar sig på. Vi kommer att bena ut varje term för sig och förhoppningsvis göra det lite enklare att förstå vad redovisning handlar om.

Balansräkning

När man talar om balans refererar många till den summa som finns på ett lönekonto. När det kommer till redovisning är det lite mer komplicerat än så. En redovisning har två sidor, debet och kredit (vi kommer att gå igenom begreppen längre ner i artikeln) och dessa två sidor ska balansera upp varandra. Intäkterna på debetsidan ska vara i balans med skulder och eget kapital på kreditsidan. Om debet- och kreditsidan inte visar samma summa ser du att företagets ekonomi inte är i balans.

Det finns riktlinjer i bokföringslagen för hur ett företags bokföring ska läggas upp så att den till syvende och sist kommer i balans. I bokföringslagen står även hur bokföringen ska presenteras, avslutas och arkiveras.Du kan välja att sköta den löpande bokföringen själv eller ta hjälp av en redovisningskonsult. Oavsett vilket så är det viktigt att alla transaktioner på både debet- och kreditsidan bokförs för att undvika den tidigare nämnda obalansen i räkenskaperna.

Resultaträkning

Precis som namnet antyder visar resultaträkningen det resultat som ett företag har haft under räkenskapsåret. Det handlar alltså om de intäkter och utgifter som företaget har haft och huruvida företaget har gått med vinst eller förlust under det aktuella räkenskapsåret. Matematiken bakom resultaträkningen är relativt enkel men en resultaträkning kan omfatta ganska mycket mer än vad du först tror.

Ett exempel är intäkter och utgifter. Intäkter är inte begränsat till den inkomst som försäljning genererar, och utgifter är inte enbart knutet till uppenbara saker som lokalhyra och löner. En utgift som många inte tänker på är avskrivning, så kallad värdeminskning, till exempel en maskin eller andra inventarier vars värde minskar för varje år. En avskrivning bokförs, precis som alla utgifter, men ses om en indirekt utgift eftersom maskinen/inventarien i praktiken bara var en kostnad för företaget när den köptes in.

När de ovan nämnda posterna – intäkter och utgifter – har förts in i resultaträkningen har du fastställt det som kallas för rörelseintäkter. Men det är inte slut på räknandet bara för det. Vidare måste du bokföra intäkter som exempelvis räntor och värdeförändringar för aktier som företaget eller koncernen potentiellt har i andra företag. 

När alla intäkter och utgifter är upptagna i redovisningen har du fastställt ditt årsresultat och detta ligger till grund för den skatt som företaget ska betala. Förutom ett underlag till skatteberäkningen har du även fått en komplett bild över om företaget har gått med vinst eller förlust under räkenskapsåret.

Noter

Noter är inte mer komplicerat än att de rätt och slätt kan kallas för kommentarer. Poängen med kommentarer är att andra, till exempel redovisningskonsulter, revisorer och inte minst staten, ska få bra förutsättningar att enkelt och snabbt kunna sätta sig in i redovisningen.Saknas det någon information i balans- eller resultaträkningen ska den informationen framgå i noterna. Noterna innehåller alltså helt enkelt information om de olika posterna i bokföringen och bidrar till att ge en rättvisande bild. 

Det kan vara värt att notera att noter är vanligast i en redovisning för större aktiebolag. Enskilda firmor, handelsbolag eller kommanditbolag som inte har så hög omsättning och inga eller få anställda behöver i regel inte använda sig av noter för att förtydliga något i bokföringen. 

Förvaltningsberättelse

Ett aktiebolag, en ekonomisk förening och ett handelsbolag (undantag finns) ska alltid avsluta räkenskapsåret med ett årsbokslut eller en årsredovisning. I förvaltningsberättelsen skriver du in sådant som inte går att återge i balans- och resultaträkningen. Förvaltningsberättelsen ska återge en rättvisande sammanställning över utvecklingen av ditt företags resultat, ställning och verksamhet.

Enligt årsredovisningslagen ska en förvaltningsberättelse innehålla följande:

• Förhållanden som är viktiga för bedömningen av företagets resultat och ställning om dessa inte har lämnats på något annat vis
• Händelser som är av väsentlig betydelse för företaget och som har inträffat under räkenskapsåret
• Den förväntade utvecklingen av företaget
• Företagets verksamhet inom forskning och utveckling
• De företagsfilialer som kan finnas utomlands

När du, eller redovisningskonsulten/revisorn, upprättar förvaltningsberättelsen ska siffrorna och termerna framställas på ett sådan sätt att läsarna kan förstå betydelsen av dem. Utöver det måste det alltid finnas med ett förslag till en resultatdisposition och dessutom bör även företagets verksamhetsområde framgå i förvaltningsberättelsen.

Kassaflödesanalys

Enligt årsbokslutslagen måste större företag (definitionen på ett större företag går att läsa i årsbokslutslagen) även bifoga en kassaflödesanalys med årsredovisningen. Det här handlar om att kartlägga de ekonomiska medel som ett företag löpande har för att täcka olika utgifter. 

En kassaflödesanalys delas upp i följande tre delar:

• Kassaflödet från den löpande verksamheten utgörs av verksamhetens huvudsakliga intäktsgenererande aktiviteter och visar bland annat försäljning, justeringar av avskrivningar, kundfordringar och kortfristiga skulder 
• Kassaflödet från investeringsverksamheten visar till exempel avyttring och förvärv av anläggningstillgångar samt andra typer av investeringar
• Kassaflödet från finansieringsverksamheten som bland annat visar amorteringar av skulder, koncernbidrag, nyemissioner, upptagna lån och utdelningar

I det stora hela handlar en kassaflödesanalys om att avgöra hur god likviditet ditt företag har. Huruvida ditt företag har en bra likviditet eller inte är viktiga siffror för potentiella investerare och andra intressenter. En kassaflödesanalys som visar på en svag likviditet kan vara en varningssignal om att företagsledningen behöver göra ett antal förändringar i verksamheten. Den här delen av redovisningen kan avslöja att ett företag med ett bra årsresultat inte nödvändigtvis har en tillräckligt bra likviditet.

Viktiga begrepp som används i samband med bokföring

Det finns en rad begrepp kopplade till bokföring som många känner till men inte riktigt vet vad de innebär. För att få en lite tydligare bild av vad bokföring, som är en del av redovisningen är, förklarar vi kort några av begreppen här nedanför.

Debet och kredit

Kredit och debet är två begrepp som är vanligt förekommande inom bokföring och redovisning. I en redovisning är debet den vänstra sidan med intäkter och kredit är den högra sidan med eget kapital och skulder. Som vi har tagit upp tidigare i artikeln är det viktigt att summorna på båda sidorna är lika stora, det vill säga i balans. Hur du ska tänka och göra för att bokföringen ska ha balans mellan debet och kredit kommer du att kunna läsa mer om artikeln som handlar om löpande bokföring.

Dubbel bokföring

Vi har redan gått igenom och diskuterat balansen i en redovisning, och det är precis det här som dubbel bokföring handlar om. Begreppet dubbel bokföring ska inte blandas ihop med kreativ bokföring som är något helt annat och olagligt. Dubbel bokföring har i nästan 1.000 år varit den globala standarden för hur man ska ställa upp bokföringen för ett företag. Poängen är, som vi har nämnt tidigare, att ha debet på vänstra sidan och kredit på högra sidan, och att totalsummorna ska vara lika stora, det vill säga i balans. 

Dubbel bokföring ger en bra översikt över redovisningen eftersom det är enkelt att se förhållandet mellan intäkter på vänster sida (debet) och eget kapital och skulder på höger sida (kredit). Debit- och kreditsidan ger dig en rad nyckeltal som är viktiga för redovisningen.

Företagskonto och kassabok

Ett företagskonto är helt enkelt ett konto som du använder för företagets löpande inkomster och utgifter. För aktiebolag, som ofta har en eller flera anställda och en hög omsättning, är ett företagskonto en självklarhet. Driver du en enskild firma, är det extra viktigt att ha ett företagskonto för att hålla isär företagets ekonomi och din privata ekonomi. En nackdel med att välja enskild firma som bolagsform är att du och företaget är samma person, det vill säga att företagets ekonomi är även din ekonomi. I ett aktiebolag är företagets ekonomi och ägarens privatekonomi separerad.

Genom att ha ett företagskonto och föra kassabok gör du det även lättare för dig själv att följa företagets ekonomiska utveckling. Du kan enkelt hålla ordning på kassaflöde, fasta löpande utgifter, moms- och andra skatteinbetalningar. Kassaboken är inget som enligt lag måste ingå i en redovisning men är likväl en viktig del av den. En årsredovisning är självklart mer pålitlig men det går trots allt ett år mellan varje årsredovisning. En kassabok ger dig en direkt översikt över ditt företags ekonomiska status och utveckling.

Göra bokföringen själv eller anlita redovisningskonsult/revisor?

Redovisning är kanske inte för alla men det är ett intressant ämne att sätta sig in i och lära sig vad det egentligen är. Den förenklade förklaringen att redovisning bara är en översikt gällande intäkter och utgifter är inte helt rättvisande, något som du säkert har insett när du har läst den här artikeln. Redovisning omfattar mycket det gör även de begrepp används i samband med redovisning.

Många väljer, med all rätt, att leja bort såväl löpande bokföring som redovisning. Men även om du väljer att göra det är det ändå en bra idé att lära sig mer om redovisning, då detta är en del av företaget och företagande.