Vad är extern redovisning? Definition och förklaring

När man pratar om redovisning brukar man dela upp den i två olika delar. Man gör både en intern redovisning och en extern redovisning. Den externa redovisningen är väldigt viktig och regleras i lagen. Det betyder att den måste innehålla vissa uppgifter och att den ska vara utformad på ett speciellt sätt. Gör man inte en korrekt extern redovisning kan styrelsen eller VD:n bli bötfälld. I den här guiden kommer vi berätta allt du behöver veta om extern redovisning, så att du kan vara säker på att ditt företag följer alla regelverk som finns. 

Vad innebär begreppet redovisning?

Redovisning innefattar flera områden, däribland årsbokslut och bokföring. Det lagen reglerar gällande redovisning är vilka bolag som behöver skicka in vilka typer av underlag till Bolagsverket. I grund och botten handlar allt som rör redovisning om att rapportera om finansiella förändringar i verksamheten. Den här rapporteringen sker på löpande basis genom bokföringen, och sammanfattas sedan i ett bokslut när ett räkenskapsår kommer till sin ända. I redovisningen ska det gå att utläsa företagets utgifter och intäkter, kort och gott vilken ekonomisk ställning som finns för tillfället i bolaget. 

Alla som är näringsidkare, oavsett om det är ett aktiebolag eller en enskild firma måste ha en kontinuerlig redovisning. Den har inte bara till syfte att fylla lagkraven utan fungerar också som underlag för beslut som ska tas om verksamheten. Det kan också hända att det finns intressenter som inte är verksamma i bolaget som vill veta hur ekonomin ser ut, och de ska kunna ta del av sådan information genom redovisningen. Det kan exempelvis handla om investerare, leverantörer eller kunder. Det är även här den externa redovisningen kommer in i bilden, som vi kommer gå djupare in på om en liten stund. 

Redovisningen ett företag gör har som syfte att:

• Sammanfatta företagets ekonomiska situation och information
• Att fungera som ett underlag för beslut som ska fattas inom verksamheten
• Att ge information till externa intressenter om den ekonomiska situationen i företaget

Redovisning delas upp i två olika delar. Det finns en intern del och en extern del.

Vad är intern redovisning?

Intern redovisning är den redovisning som görs löpande och som är till för alla som sitter i styrelsen eller som på något annat sätt driver bolaget i fråga. Den interna redovisningen behöver inte offentliggöras utan används främst för att den kan hjälpa ledningen att ta rätt affärsbeslut. Den här typen av redovisning ger en aktuell insyn i företagets ekonomi vilket underlättar när man ska planera en budget eller när man ska göra kalkyler och rapporter. Man kan kombinera den interna och externa redovisningen för att undvika extra arbete om man vill, men man måste inte göra det. Den interna redovisningen regleras inte i lagen. 

Vad är extern redovisning?

Till motsats från intern redovisning är den externa redovisningen någonting som är offentligt. Den här delen av redovisningen är reglerad av den svenska lagstiftningen och syftet med redovisningen är att ge en rättvis bild av vilken ekonomisk situation företaget är i. Den externa redovisningen är också den som avgör hur företaget ska beskattas och i den här delen ingår bokföring och årsredovisning. Den omfattar även koncernredovisning och eventuella delårsrapporter. 

När man tar fram den externa redovisningen gör man det ofta genom att använda olika typer av försystem och -program, exempelvis bokföringsprogram eller projektredovisning och lagerbokföring. Eftersom man använder sådana program och system så är skiljelinjen mellan just extern och intern redovisning inte alltid så stor. 

Så gör man en redovisning korrekt

Som vi redan varit inne på består redovisning av många olika områden. Det gäller därför att veta hur den ska göras så att man gör allt i rätt ordning och enligt de regler som gäller för företaget. Som företag kan man välja att antingen göra redovisningen själv eller också kan man anlita en redovisningskonsult som gör arbetet åt en. En bra redovisningskonsult kommer dessutom kunna hjälpa bolaget att frigöra kapital, eftersom den personen kommer ha en unik insyn i ekonomin och se om det finns områden som eventuellt kan förbättras. 

En redovisningskonsult får göra redovisningen, men inte en revision. Om företaget i fråga ska ha en revisor och skicka in en revisionsberättelse tillsammans med årsredovisningen behöver man anlita en extern person för det arbetet. Revisorn måste dessutom vara auktoriserad när det finns lagstadgade krav på att denne ska granska årsredovisningen. 

Arbetet med redovisning under ett räkenskapsår är varierat, men följer också en ganska tydlig struktur. I korthet kan man göra redovisningen så här för att allting ska bli helt korrekt: 

1. Löpande bokföring

Alla företag ska ha en löpande bokföring. Det gäller oberoende av hur stor omsättning företaget har och vilken bolagsform det gäller. Den löpande bokföringen betyder att man registrerar alla utgående betalningar och även alla intäkter i ett bokföringsprogram, samt att man sparar verifikationerna. Man kan antingen spara verifikationerna digitalt eller till pappers, beroende på vilket program man använder för att göra bokföringen. Det smidigaste är ofta att spara alla verifikationer digitalt för då finns alla dokument samlade på ett och samma ställe och är väldigt lätta att komma åt. 

Man kan antingen göra den löpande bokföringen själv eller anlita en redovisningskonsult för arbetet.

2. Kvartalsrapporter, även kallade delårsrapporter

Vissa företag måste göra så kallade kvartalsrapporter. De går även under namnet delårsrapporter. Företag som behöver göra sådana är främst sådana som är större, men det finns också vissa speciella bolagsformer som är skyldiga att göra kvartalsrapporter. Exempelvis holdingbolag och banker. En delårsrapport kan man förenklat säga att är en mindre version av en årsredovisning. 

3. Förberedande arbete inför årets bokslut

När bokslutet är i antågande behöver man göra en del förberedande arbete så att det inte ska bli några bekymmer när det väl är dags att ta fram de rapporter som behövs. TIll det förberedande arbetet hör bland annat att man ska stämma av företagets konton, kontrollera vilka som används och inte, göra en lagerinventering, sammanställa fakturor och andra dokument som är nödvändiga för att rapporterna ska bli fullständiga. 

Använder man sig av en redovisningskonsult är det här förberedande arbetet någon hen kan åta sig så att man som företagare själv inte behöver göra det. 

4. Upprättande av bokslut

I bokslutet sammanställer man all ekonomisk information som rör det gångna räkenskapsåret. Bokslutet kan göras när den sista dagen på räkenskapsåret har inträffat. Det finns olika typer av bokslut; årsbokslut, förenklat årsbokslut och årsredovisning. Vilken form av bokslut man ska göra beror på företagets karaktär och storlek. Bokslutet, eller årsredovisningen, är det som ligger till grund för hur företaget kommer bli beskattat. 

5. Revision

Om årsredovisningen ska skickas in till Bolagsverket och företaget ska ha en revisor är det nu revisionen görs. Den baserar revisorn på årsredovisningen, så den ska skickas till denne för granskning. Det en revisor gör är att granska alla räkenskaper, och därefter skriver hen en revisionsberättelse. I den kommer revisorn göra ett utlåtande ifall kapitalet hanterats i enlighet med bolagets stadgar, och även säga om hen anser att styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet för det gångna året. 

6. Årsredovisningen skickas till Bolagsverket

När revisionen är gjord skickas den tillbaka till styrelsen, och därefter skickas årsredovisningen till Bolagsverket. Det är den informationen som skickas dit som blir den externa redovisningen, alltså det som allmänheten och andra intressenter kan ta del av. 

Årsredovisning – en del av den externa redovisningen

Årsredovisningen kallas ofta för bokslut. Vissa företag måste göra en årsredovisning som ska skickas in till Bolagsverket. Alla aktiebolag ska ha en årsredovisning, men alla måste inte ha en revisor. Det är bara företag som kan bocka av åtminstone två av tre nedanstående punkter, under två på varandra följande räkenskapsår, som måste ha en revisor:

1. Företag som har haft ett medeltal på tre eller fler anställda
2. Balansomslutning som är högre än 1,5 miljoner SEK
3. Nettoomsättning som är högre än 3 miljoner SEK

Men, åter till årsredovisningen som alltså alla aktiebolag (oavsett storlek) ska göra. En årsredovisning ska innehålla flera olika delar. Dessa delar är:

• En balansräkning som sammanfattar intäkter och utgifter i företagets ekonomi
• En resultaträkning som består av intäkter och kostnader under räkenskapsåret
• En förvaltningsberättelse
• Noter/tilläggsupplysningar
• En analys av kassaflödet (denna punkt gäller bara för större företag)

Vilka företag ska göra en delårsrapport?

Som vi nämnde innan behöver inte alla företag göra en delårsrapport, men vissa ska göra det. De företag som behöver göra delårsrapporter, eller kvartalsrapporter är:

• Företag som har andelar eller skuldebrev som är noterade på en börs eller auktoriserad marknadsplats
• Finansiella holdingföretag som har dotterföretag med andelar i kreditinstitut, försäkringsföretag och värdepappersföretag
• Banker

Vad ska en delårsrapport innehålla?

Det som ska ingå i en delårsrapport är samma oberoende av hur lång tidsperiod rapporten ska täcka. I en delårsrapport ska det finnas ett sammandrag av balansräkningen, och med det menas att man åtminstone ska ha med de rubriker och summeringar som fanns med i företagets senaste årsredovisning.

Man ska även ha ett sammandrag av resultaträkningen, och även där gäller att man åtminstone ska ha med samma rubriker och summeringar som man hade i den förra årsredovisningen. Utöver det ska det finnas tilläggsuppgifter, noter, som förtydligar kapitalförändringar som haft större betydelse under perioden. Vidare ska man även ha delårsinformation, alltså information om sådana händelser som har en viktig betydelse för att man ska kunna förstå den utveckling som skett av bolagets resultat och ställning. 

Man ska också inkludera uppgifter som jämför samma rapportperiod under det föregående räkenskapsåret. I övrigt ska delårsrapporterna följa samma principer som gäller för årsredovisningen. 

Vad händer om man inte gör en extern redovisning?

Nu när vi förtydligat lite mer ingående vad som menas med redovisning, och framförallt med extern redovisning, så vill vi sist och slutligen också informera lite mer om hur viktigt det faktiskt är att göra en korrekt redovisning. Om det är så att ett företag inte gör en redovisning och bokföring på det sätt som lagen gör gällande kan det nämligen i absolut värsta fall innebära att företagets styrelse eller VD blir dömda för bokföringsbrott. 

Det är därför det här med redovisning är viktigt. Och det är minst lika viktigt att man kan verifiera alla de utgifter och intäkter man uppger. Det är därför man ska spara alla verifikationer. Man kan inte göra avdrag för något om man inte har en verifikation som kan styrka det avdraget. Därför behöver man vara noga med att spara alla kvitton och fakturor. 

En annan sak som är viktig att veta gällande verifikationer är att man inte kan kasta dem så fort man skickat in årsredovisningen. Man ska spara alla verifikationer och bokföringen i flera år. Det är rekommenderat att man sparar alla dokument i åtminstone tio år, för att vara på den säkra sidan. Lagen gör dock inte gällande att dokumenten ska sparas så länge, men som företagare är det alltid bra att vara på den säkra sidan. 

Man behöver också tänka på att bokföringen måste sparas på ett säkert sätt, alltså på en plats där den inte riskerar att förstöras. Då kommer det räknas som att man har förvarat bokföringen bristfälligt, och det är inte en ursäkt ifall man senare blir granskad. Digitala kopior eller förvaring av bokföring och redovisning i ett kassaskåp är alltid att föredra.