Fakturering – så går du tillväga

Om man har fått ett uppdrag och uppdragsgivaren vill att man ska fakturera för arbetet istället för att man ska få en anställning, då gäller det att veta hur man går tillväga för att allting ska bli helt korrekt. Förutom att en faktura måste innehålla vissa uppgifter så finns det andra saker att tänka på, beroende på om man fakturerar utan företag eller använder sin egen firma för att göra det.

Fakturera utan företag eller via eget företag

En privatperson kan inte skicka en faktura. För att kunna fakturera måste man antingen starta ett eget företag eller göra det som kallas för att fakturera utan företag. Att starta egen firma är enkelt, speciellt om man väljer bolagsformen enskild firma. Då behövs det inte något eget kapital för att få igång verksamheten. Det enda man behöver göra är att registrera sig för F- eller FA-skatt samt att momsregistrera sig om man ska handla med momsbelagda tjänster eller varor. 

Att starta eget företag innebär att man får ett VAT-nummer, organisationsnummer och att man helt enkelt blir registrerad för att själv betala in skatter och egenavgifter för sådant som faktureras. Man behöver ett organisationsnummer för att ha rätt att fakturera. 

Om man inte vill starta eget kan man istället välja att fakturera utan företag. Det betyder att man låter någon annan fakturera för sådana uppdrag man tar sig an, utan att man själv registrerar ett företag. Det finns flera aktörer som erbjuder den här typen av tjänster. Om man vill att någon annan ska fakturera åt en så behöver man ändå ingå ett avtal med uppdragsgivaren där det framkommer vad man ska få för ersättning och vad som ska göras. Sedan ger man de uppgifter som faktureringsbolaget behöver till dem, och så skickar de iväg fakturan. För det här arbetet betalar man antingen en klumpsumma eller en procent av det totala beloppet som faktureras.

Skapa en fakturamall

Om du har ett eget företag är det du själv som ska skapa och skicka iväg fakturor till dina kunder. Det behöver inte vara krångligt eller svårt att göra det. Det går att ladda ner fakturamallar på nätet, och det kan även vara möjligt att skapa fakturor direkt i bokföringsprogram om man använder ett sådant för redovisningen. När man skriver en faktura är det ett par saker som är viktigt att tänka på. Det finns viss information som måste framgå på fakturor.

Först och främst ska det vara tydligt vem det är som skickar fakturan, alltså du och ditt företag. Du ska skriva ner företagets namn och kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och mailadress. Därefter ska du fylla i kundens uppgifter, och även organisationsnummer/VAT-nummer. Naturligtvis ska du även uppge ditt VAT-nummer på fakturan så kunden kan spara den för sin egen redovisning. 

Det är viktigt att du specificerar vad det är du fakturerar för, exempelvis vilken tjänst eller vilken vara det är kunden har köpt. Därefter ska du också fylla i vad respektive tjänst eller vara kostar, exklusive moms. Momssatsen i procent ska anges separat för varje rad på fakturan, och det ska vara tydligt vilket av det totala fakturabeloppet som är moms och vad som är betalning för det ni har kommit överens om. 

Du ska också ange ett förfallodatum på fakturan och eventuell dröjsmålsränta om det är någonting som du har kommit överens om med uppdragsgivaren. En annan sak som är viktig att tänka på är att både förfallodatum och fakturans utställningsdatum ska vara utskrivna. 

Vidare behöver man också ange ett unikt nummer för varje faktura man skickar ut. Man börjar alltid med det lägsta numret, och för varje faktura man skickar under året så lägger man på en siffra till. Att ha ett unikt nummer på varje faktura är viktigt för att man ska kunna koppla varje bokföringspost till en verifikation. Verifikationer kommer vi förklara närmare längre ner i guiden, och även gå igenom vikten av att spara dem på ett tydligt sätt. 

Vill du veta mer om hur en faktura ska byggas upp och vad som alltid ska ingå kan du läsa mer om det ämnet på verksamt.se.

Betala in skatt och egenavgifter

När man har fått betalt för en faktura man har skickat ska man betala in skatt och egenavgifter till Skatteverket. Hur mycket man ska betala in får man veta via företagets preliminära skattedeklaration. Den skickar man in till Skatteverket i början av året och i den tar man upp vad man förväntas tjäna under året. Med de uppgifterna som underlag får man veta vilket belopp som måste finnas på skattekontot och vilket datum varje månad. Man brukar kunna räkna med att ungefär 50 % av det man fakturerar går åt till avgifter, så för att vara på den säkra sidan är det bästa att inte göra egna uttag som är större än så av det belopp man fakturerat.

Bokför transaktionen i företagets bokföring

När man har ett eget företag behöver man göra en bokföring. Det är något alla som har näringsverksamhet behöver göra. Man gör en löpande bokföring, vilket betyder att man ska föra in alla transaktioner kontinuerligt i företagets egen bokföring. Det går bra att göra bokföringen antingen lokalt till pappers eller i datorn, eller också kan man välja att använda ett bokföringsprogram som finns på internet. 

Om man föredrar att använda bokföringsprogram så kan man hitta sådana versioner som inte kostar någonting och även sådana man betalar en summa för varje månad. Generellt sett kan man säga att program som man betalar för har flera funktioner och kan vara något enklare att använda när man väl lärt sig dem. Det tack vare att man ofta kan koppla företagets konton till programmet så att vissa transaktioner kan hämtas in per automatik och kategoriseras rätt. Då är det enda man behöver göra att dubbelkolla så att allting stämmer. 

Det är väldigt viktigt att man inte slarvar med bokföringen utan att man faktiskt gör den korrekt och enligt alla de regler som finns i Bokföringslagen. De olika kapitlen i Bokföringslagen innehåller följande:

• Kapitel 1 – en överblick av definitioner, innehåll i lagen och information om vilka språk som är godkända att använda i bokföringen.
• Kapitel 2 – information om vem och vilka som är bokföringsskyldiga.
• Kapitel 3 – information om hur långt ett räkenskapsår är och övriga bestämmelser kring det. Även information om vilka regler som gäller vid en omläggning och rättelser.
• Kapitel 4 – vad det innebär att vara bokföringsskyldig och hur en bokföring ska upprättas. 
• Kapitel 5 – verifikationer och löpande bokföring. Bestämmelser om tidpunkt för bokföring, rättelser av poster i bokföringen och verifikationer.
• Kapitel 6 – Hur en löpande bokföring ska avslutas och beskrivning av att avslutet sker genom ett årsbokslut eller en årsredovisning. 
• Kapitel 7 – hur räkenskapsinformation ska arkiveras och när den får förstöras.
• Kapitel 8 – om god redovisningssed och vem som har ansvar för den. Här finns också hänvisningar till andra lagar som redogör och avgör hur god redovisningssed ser ut. 
• Kapitel 9 – hur ett överklagande går till och vart man kan vända sig om man vill göra en överklagan.

Ingående och utgående balans

När man bokför pratar man om ingående och utgående balans. Ingående balans är företagets ställning i början av bokföringsåret. I den visar man bland annat på de tillgångar och skulder företaget har, samt tar upp eventuellt eget kapital. I den ingående balansen ska det finnas en balans mellan tillgångarna och skulderna samt eget kapital, posterna ska alltså vara lika stora. Man registrerar inte en ingående balans på ett resultatkonto eftersom man avslutar dem varje år.

Om det är så att företaget redan funnits ett tag så är den ingående balansen det som redovisats i det föregående räkenskapsårets balansräkning. Det kallas också för utgående balans. Om du har ett bokföringsprogram på nätet eller i datorn är det vanligt att den utgående balansen kommer föras över till ingående balans per automatik när ett nytt år påbörjas, men det är någonting man ska dubbelkolla. 

Faktureringsmetoden och kontantmetoden

Man behöver veta hur man ska bokföra, och för det finns det två olika metoder. Den ena kallas för faktureringsmetoden, det är den man använder som huvudmetod. Faktureringsmetoden innebär att man bokför varje affärshändelse två gånger. Man gör först en post i bokföringen när en faktura skickas iväg eller när man tar emot en som ska betalas. Sedan gör man ytterligare en bokföringspost när fakturan har betalats, eller när man har fått betalt för en faktura man har skickat.

Ifall man har ett företag med en mindre omsättning än tre miljoner kronor får man bokföra på ett enklare sätt, om man vill det. Det är den metoden som kallas för kontantmetoden. Om man bokför så betyder det att man bara kommer bokföra varje transaktion en endaste gång. Man bokför inte när man skickar en faktura eller när man får en, utan när man betalar för någonting eller när man får in pengar. Oavsett hur man bokför, alltså enligt vilken metod, så behöver man spara alla verifikationer på en säker plats.

Spara verifikationerna

Verifikationer är exempelvis fakturor, kvitton och andra dokument som kan bevisa att de bokföringsposter man har i sin redovisning har inträffat på riktigt. Verifikationerna ska man spara på en säker plats, antingen digitalt eller i pärmar. Om man tar emot pappersfakturor är det bra att ha en pärm där man har obetalda fakturor, och en där man sedan sparar verifikationen när fakturan har betalats. Tänk på att sortera alla verifikationer i datumordning så att det är smidigt att hitta rätt dokument om du behöver kontrollera något i bokföringen eller styrka de poster du har i den. 

Man behöver inte bokföra om man använder ett faktureringsbolag

Det är bara om man har ett eget företag som man måste göra en bokföring. Om man skickar fakturor via ett faktureringsbolag behöver man inte göra det, eftersom man då istället får en lön utbetald. När man använder ett faktureringsbolag undkommer man alltså det administrativa arbetet med att fakturera. Det enda administrativa man behöver göra är att skapa ett uppdrag hos det faktureringsbolag man använder och ge dem de uppgifter som de behöver för att kunna skicka en faktura till din kund.