Bokföringsbyrå: Vad är en bokföringsbyrå?

Redovisning inom ett företag är en enormt viktig del av verksamheten som måste skötas perfekt. Vanligen finns inte den kompetensen hos de individer som driver bolaget utan man måste då hyra in en bokföringsbyrå som kan göra jobbet enligt konstens alla regler. Men vad är egentligen en bokföringsbyrå och vad kan de hjälpa dig och ditt företag med? Det ska vi berätta mer om i den här artikeln, läs vidare!

Vad är en bokföringsbyrå?

En bokföringsbyrå, som också ibland kallas för redovisningsbyrå, är en firma som arbetar med att hyra ut tjänster inom redovisning, vilket i sig är ett stort begrepp som innefattar många olika områden. 

Man ska inte blanda ihop en bokföringsbyrå med en revisionsbyrå då det är två skilda saker som dock rör sig i samma gränsland. Redovisningskonsulterna som arbetar på en bokföringsbyrå sköter det löpande och praktiska redovisningsarbetet, medan revisorn är den kontrollerande aktören som man hyr in för att se till att redovisningen utförts på rätt sätt innan bokslutet ska skickas in till Bolagsverket varje år.

En bokföringsbyrå hyrs in av ett företag för att utföra den ekonomiska redovisningen. Det innebär; löpande ekonomisk redovisning där saker och ting tas emot och registreras samt att man för in viktiga dokument i pärmar och mappar och för in informationen i ett digitalt bokföringssystem. Annat som ingår i detta är årsredovisning, bokslut, betalningar, fakturor, momsredovisning, skattedeklaration och allt som har med att registrera och betala ut lönerna att göra.  

En bokföringsbyrå gör följande uppgifter åt ett företag:

• Löpande ekonomisk redovisning
• Årsredovisning
• Bokslut
• Betalningar
• Fakturor
• Momsregistrering
• Skattedeklaration
• Löneberedning

Auktoriserad bokföringsbyrå eller inte?

På en bokföringsbyrå arbetar det redovisningskonsulter som kan vara både auktoriserade av någon av de två branschorganisationerna SRF eller FAR, eller icke auktoriserade redovisningskonsulter. Om alla konsulter på byrån är auktoriserade så är det en auktoriserad redovisningsbyrå. Det innebär att de fått ett bevis på att de kan sitt jobb utomordentligt och att de följer alla riktlinjer. En auktoriserad redovisningskonsult har ett visst antal års erfarenhet i ryggen och har bevisat den kunskap och erfarenhet som krävs. 

Bokföringsbyråer som inte är auktoriserade kan dock vara minst lika bra på sitt jobb som de auktoriserade, det är bara det att dessa byråer inte valt att ansöka om auktoriseringen. Det är nämligen inget som sker per automatik. 

Vad krävs för att få starta en bokföringsbyrå?

I praktiken får vem som helst öppna en redovisningsbyrå eller bokföringsbyrå. Det finns inga specifika regler på så sätt, men däremot måste man tillämpa god redovisningssed när man utför sitt arbete. Denna sed innefattar att man följer de lagar och regler som finns i bokföringslagen samt årsredovisningslagen samt att man följer den praxis som gäller i allmänhet. 

På grund av detta faktum måste du vara extra försiktig när du ska välja din bokföringsbyrå. Gå gärna på rekommendationer och kolla upp tidigare betyg de fått. Ett säkrare kort är så klart att anlita en auktoriserad bokföringsbyrå för att känna sig mer trygg med valet. 

Vem behöver anlita en bokföringsbyrå?

Alla företag oavsett storlek eller typ måste redovisa sin ekonomi för skatteskäl etc. Men de företag av en viss storlek (aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar)  måste även skicka in sin årsredovisning till Bolagsverket varje år. Då är det extra viktigt att det blir rätt eftersom uppgifterna ska registreras och göras offentliga. 

Driver man ett bolag med hög omsättning måste man nästan hyra in en redovisningsbyrå om man ska hinna med att redovisa alla ekonomiska händelser som sker på ett år. Om det inte görs rätt kan man i värsta fall bli åtalad och dömd för bokföringsbrott. Kom även ihåg att en revisor bör se över materialet innan det skickas in. 

Hos vem ligger ansvaret – hos företaget eller bokföringsbyrån?

Det slutgiltiga ansvaret när det kommer till ett företags redovisning ligger på styrelsen och inte på redovisningskonsulten eller den aktuella byrån, inte heller på revisorn som kontrollerar det hela innan bokslutet skickas in. I vissa enstaka fall kan dessa två parter bli delvis ansvariga men oftast inte. 

Som företagare har man ett ansvar att ekonomin sköts på rätt sätt och man kommer tyvärr inte undan det ansvaret helt. Därför blir det återigen extra viktigt att man väljer en bokföringsbyrå som är pålitlig och har bra rykte om sig. Helst många års erfarenhet i ryggsäcken och en gedigen kundbas. 

Även om du anlitar en bokföringsbyrå så är det en bra idé att ha en bra och kontinuerlig kommunikation med den eller de redovisningskonsulter som får uppdraget. Transparensen måste vara hög för att detta samarbete ska fungera, vilket är viktigt för verksamhetens överlevnad i det långa loppet. 

Varför ska man anlita en redovisningsbyrå?

I starten av ett företag är det vanligt att man sköter bokföring och redovisning på egen hand eftersom verksamheten är så liten. Men efter hand som den växer och in- och utbetalningar blir fler och fler – då kan det bli övermäktigt om man vill kunna fokusera på någonting annat i bolaget. Det naturliga steget blir så att anlita en redovisningsbyrå som kan ta över tyglarna så att ni i styrelsen får tid över till annat viktigt. 

När en professionell yrkesman/kvinna tar över jobbet med redovisningen kan man spara in både tid och pengar som annars kanske hamnar på fel ställen när man inte har den omfattande kunskapen inom området. Styrelsen kan istället lägga tid på att utveckla företaget och ta det till nya höjder.  

Öka den ekonomiska vinsten

Det är inte bara viktigt att anlita en redovisningskonsult för att bokföringen ska skötas enligt reglerna så att man undviker problem med lagen. Det är också viktigt för att bolaget ska göra rätt avdrag för verksamheten etc. När man inte har stenkoll på reglerna så kanske man missar viktiga fördelar som kan öka den ekonomiska vinsten i bolaget. Många bäckar små som man brukar säga. 

Hur väljer man rätt bokföringsbyrå?

När det kommer till att välja “rätt” bokföringsbyrå och konsult för just ert företag finns det några punkter att fundera över för att det ska bli en optimal match. 

1. Välj lokalt 

För det första är det alltid smart att välja en byrå som finns lokalt och som har ett kontor du kan ta dig till och besöka när det behövs. Visst kan man även använda onlinetjänster som är väldigt bra och sköta kommunikationen via skype, mejl och telefon till exempel. Men många gånger är det fördelaktigt att kunna sitta ner och titta på eventuella viktiga dokument och så vidare. 

2. Välj en byrå ni kan växa med

Försök även att hitta en bra redovisningskonsult eller bokföringsbyrå som ni kan ha en långvarig relation med och som erbjuder det ni behöver både idag och i framtiden. Det är inte smart att byta konsult mitt i en tillväxtfas till exempel, eftersom den byrån eller personen då måste sätta sig in i hela er verksamhet på kort tid. Då är det enklare att hålla fast vid en och samma så länge det går. 

Ni ska kunna utvecklas tillsammans med redovisningsbyrån. Försök att välja en byrå eller konsult som är expert på just er bransch. På så sätt blir samarbetet betydligt enklare och smidigare när konsulten redan är insatt i ämnet. 

3. Rekommendationer

Finns det andra företagare i din närhet som kan rekommendera en bokföringsbyrå till dig? Detta kan vara mycket fördelaktigt om du litar på din källas omdöme. Om du kan få en personlig recension av en byrås tjänster så kan det vara guld värt. 

4. Auktoriserad eller inte

Det är inget tvång på att välja en auktoriserad redovisningskonsult, men om man vill vara mer säker på att allt kommer skötas inom konstens alla regler och lagar så är en auktoriserad redovisningskonsult att föredra. Då har du på papper att Sveriges Redovisningskonsulters Förbund har kontrollerat kunskaps- och erfarenhetsnivån på personen, alternativt alla konsulter som jobbar på en auktoriserad byrå. Men det finns också auktoriserade konsulter som är egenföretagare och inte anställda av en bokföringsbyrå. 

5. Vilken service och tjänster erbjuds?

När du letar efter en bokföringsbyrå är det viktigt att man kollar upp hur servicen ser ut så att man kan jämföra med andra byråer. Hur ser tillgången och servicen ut under semestertider till exempel? Kan du lätt få tag på konsulten om det kniper? Vad händer om konsulten blir plötsligt sjukskriven och inte kan utföra sina tjänster – finns det backup? Var noga med att be om ett upplägg för hur de skulle sköta arbetet med ert bolag och vad som kommer att krävas av er i styrelsen.

Sammanfattning

En bokföringsbyrå är inte något som alla företag behöver men om man har en hög omsättning är det ett administrativt måste för att styrelsen ska kunna fokusera på andra saker i bolaget än just det praktiska arbetet med ekonomin. En bokföringsbyrå (som också kallas för redovisningsbyrå) gör det tråkiga och mödosamma, praktiska jobbet med att bokföra alla ekonomiska händelser – både digitalt i ett bokföringssystem samt i pappersform.

Tänk på att välja en byrå som kan er bransch och som ni kan växa med. Fråga alltid vad de kan erbjuda och vilken service och backup som finns om den aktuella konsulten skulle bli sjuk eller vara på semester.