Årsredovisning för aktiebolag – så gör du det så enkelt som möjligt

Enligt lagen ska alla aktiebolag sammanställa sina transaktioner under ett räkenskapsår i det som kallas för en årsredovisning. Redovisningen behöver alltid lämnas in i tid och den ska dessutom följa ett antal lagstadgade regler och krav. För att underlätta upprättandet av en årsredovisning kan du som företagare vidta vissa åtgärder under räkenskapsåret för att det ska bli så enkelt som möjligt när det väl är dags att upprätta årsredovisningen. I den här texten kommer du få konkreta tips på hur du kan göra arbetet med årsredovisning så enkelt som det bara går att göra. 

Årsredovisning för aktiebolag

Årsredovisning är det man upprättar när ett räkenskapsår är över. Årsredovisningen ska presenteras på årsstämman och efter det ska man också skicka in den till Bolagsverket. Årsredovisningen består av flera delar och det finns specifika tidsgränser för när den ska vara klar och skickas in. För att göra det enklare för dig som har ett aktiebolag att veta vad som gäller kommer vi gå igenom de allra viktigaste kriterierna och reglerna. Dessutom ger vi flera tips på hur du som företagare kan agera för att det ska vara så enkelt som möjligt att göra en korrekt årsredovisning. 

Tidsgränser för årsredovisningen

Det är viktigt att årsredovisningen upprättas i tid. Det finns flera riktlinjer som ett företag måste leva upp till vad gäller tidsgränser. En av de viktigaste är att årsredovisningen ska vara inskickad till Bolagsverket senast sju månader efter att räkenskapsåret är slut. Nedan presenterar vi också ett par andra tidsgränser som är relevanta när man pratar om årsredovisningen. De tider som anges här är gällande för företag som håller en årsstämma för aktieägarna. 

Så förenklar du upprättandet av årsredovisning

Om man inte är förberedd kommer det bli väldigt tidskrävande och arbetsamt att ta fram en årsredovisning. Nyckeln till att göra det så enkelt som möjligt är att ha ett väldigt strukturerat arbetssätt och att göra saker i en genomtänkt ordning. Här nedanför kan du läsa våra tips om hur du ska gå tillväga för att det inte ska ta onödigt lång tid att ta fram årsredovisningen. 

1. Vilka bilagor behövs?

En årsredovisning består som sagt av flera olika delar. En del företag behöver skicka in bilagor tillsammans med årsredovisningen, men det gäller inte för alla företag. Det första du ska göra är därför att ta reda på vilket regelverk som gäller för ditt bolag. När du vet om företaget är ett så kallat större eller mindre vet du också vilka bilagor du måste ha för att årsredovisningen ska vara komplett. 

Större bolag är de som behöver skicka in en mer omfattande årsredovisning. Till större bolag räknas sådana som bockar av åtminstone två av dessa punkter:

Det finns undantag till detta och det är ifall ett företag har grundats och startat sin verksamhet under det gångna året. Det finns också speciella regler för sådana företag som inte haft verksamhet under två på varandra följande räkenskapsår. Är det oklart vad som gäller för företaget är en rekommendation att antingen läsa mer om riktlinjerna på Bolagsverkets hemsida eller att diskutera tillsammans med företagets revisor, eftersom de har bra koll på vilka regelverken är. 

2. Årsredovisningen ska godkännas av styrelsen

När en årsredovisning är klar ska den godkännas av aktiebolagets styrelse. Den ska också undertecknas. Vem och hur många som behöver lägga sin signatur på årsredovisningen beror på hur stor styrelse bolaget har, men det som gäller är att alla i styrelsen ska signera den. Är det en stor styrelse ska alltså samtliga skriva under, och om det endast är en styrelse bestående av två personer ska de två individerna skriva under.
För att en årsredovisning ska räknas som upprättad måste styrelseledamöterna skriva under med sina namn, namnförtydligande och datum.

3. Revisorn granskar årsredovisningen

När styrelsen har godkänt årsredovisningen och signerat den är det dags att skicka den till revisorn för granskning. Revisorn ska nu kontrollera årsredovisningen och därefter skriva en revisionsberättelse. Värt att komma ihåg är att det här är en punkt som endast gäller för aktiebolag som har ett lagstadgat krav på sig om att ha en auktoriserad revisor. 

4. Lämna in årsredovisningen och fastställelseintyg

Bolagsverket ska få årsredovisningen samt alla nödvändiga bilagor för att kunna kontrollera och granska den. När årsredovisningen och bilagorna skickas in ska även ett fastställelseintyg bifogas. Intyget bör undertecknas för hand. 

Tips för att förbereda sig inför upprättande av årsredovisning

Det är inte bara när räkenskapsåret är slut som man kan förenkla arbetet med årsredovisning genom att göra saker i rätt ordning. Egentligen kan en företagare förenkla arbetet med årsredovisning under hela räkenskapsåret på ett antal olika sätt. Det gäller alltså att påbörja arbetet med årsredovisning i god tid. Vad som är i god tid är egentligen att man ska ha årsredovisningen i åtanke under hela räkenskapsåret. Har man haft det kommer det vara betydligt mycket lättare när det väl är dags att upprätta årsredovisningen.

Lägg ner tid på den löpande bokföringen

Den löpande bokföringen är det som ger ett företag möjlighet att följa alla sina affärshändelser. Det finns också krav om att företag ska ha en löpande bokföring som är uppdaterad och som stämmer överens med verkligheten. Därför ska man inte slarva med bokföringen. Det rätta är att lägga ner tillräckligt mycket tid på den för att verkligen ha ett korrekt underlag. 

Spara alla dokument och underlag på ett säkert sätt

Alla kvitton, fakturor och dokument från övriga affärshändelser ska vara i sin ordning. Dessa ska föras in i företagets ekonomisystem löpande under ett räkenskapsår. Det här är en punkt som är viktig att göra, eftersom en bra dokumentation kommer underlätta årsredovisningen. 

Vissa företag kanske inte har tillräckligt mycket tid internt för att faktiskt ha en så tydlig och bra löpande bokföring som möjligt. Om så är fallet är rekommendationen att man anlitar en redovisningskonsult som kan hjälpa en. På det sättet får företag en chans att verkligen fokusera på sin kärnverksamhet samtidigt som alla bilagor och dokument kommer finnas enkelt tillgängliga på rätt plats när det är dags att ta fram en årsredovisning. 

Ytterligare ett tips är att spara alla dokument, bilagor och kvitton elektroniskt istället för till papper. Det finns många moderna bokföringsprogram som gör detta möjligt och genom att ha alla dokument digitalt blir det lättare att ta fram årsredovisningen eftersom allt finns sparat enkelt att komma åt.

Varulager och inventering

Aktiebolag som har ett varulager måste göra en inventering åtminstone en gång årligen. Inventeringen ska vara gjord på balansdagen. Bolag som har ett större varulager kan göra årsredovisningen enklare genom att löpande inventera lagret under året. Då får man en bättre översikt om kommer kunna lägga märke till om det finns några avvikelser som inte stämmer. Om sådana korrigeras i tid blir det lättare att upprätta årsredovisningen.

Detta ingår i en årsredovisning

En årsredovisning består av flera delar. Bolag som räknas som större ska skicka in fler delar än ett bolag som räknas som mindre. Det som gäller för alla bolag som ska göra en årsredovisning, oavsett storlek, är att dessa delar ska ingå: 

• Resultaträkning
  En resultaträkning är ett dokument som sammanfattar alla utgifter och intäkter företaget har haft under året. Den här delen går inte att planera eller förbereda på förhand eftersom den utgår från bokslutet och årsredovisningen.
• Balansomslutning
  Kalla även för balansräkning. I en balansomslutning presenteras alla skulder och tillgångar som ett aktiebolag har räkenskapsårets allra sista dag. 
• Tilläggsupplysningar
  Kallas även för noter. Tilläggsupplysningarna kan ge mer information till det som kommer fram i resultat- och balansräkningen.

Planera årsredovisningen för att göra det enkelt

Att planera arbetet med årsredovisningen är väldigt effektivt om man vill att arbetsbördan ska bli så låg som möjligt. Vår rekommendation är att företag gör en tidsplan för när de olika delarna ska vara klara. Alla som involveras i årsredovisningen på ett eller annat sätt bör vara införstådda med hur tidsplanen ser ut. 

Underrätta även företagets revisorer om den tidsplan som finns så att de kan anpassa sitt arbete efter det. Tänk också på att det är bra att ha marginal, alltså att ni avsätter lite extra tid på de olika delarna även fast ni tror de kanske blir klara tidigare. 

Undvik förseningsavgifter

Det är viktigt att känna till att en årsredovisning som inkommer för sent till Bolagsverket kan innebära att företaget måste betala förseningsavgifter. Att inte skicka in årsredovisningen innebär också att det finns en risk för att bli åtalad för bokföringsbrott, därför ska man vara noga med att hålla de tidsgränser som finns. 

När årsredovisningen är inskickad

När årsredovisningen har inkommit till Bolagsverket behöver du som företagare inte göra något mera. Bolagsverket kommer granska redovisningen och kontrollera så att alla delar finns med. Tänk även på att bifoga ett fastställelseintyg till årsredovisningen eftersom det behövs enligt lagen. 

Förutsatt att årsredovisningen är korrekt är allting klart. Då får du en bekräftelse av Bolagsverket. Är det någonting som behöver korrigeras eller kompletteras kommer du få ett föreläggande från Bolagsverket med information om vad du ska göra.