Årsredovisning för aktiebolag: hur man gör det så enkelt som möjligt

Om du driver ett aktiebolag, stort som litet, måste du alltid varje år skicka in en årsredovisning till Bolagsverket. Kort sammanfattat är detta en sammanställning av företagets finanser och räkenskaper under året som gått. Du är inte ensam om att delvis bäva för att ta tag i detta viktiga arbete samma tidpunkt varje år. Men du kan göra det enklare för dig genom att gå till väga på rätt sätt och även exempelvis skicka in din årsredovisning digitalt till Bolagsverket. Läs vidare för att reda på hur man gör sin årsredovisning för aktiebolag, steg för steg!

Vad är årsredovisning för aktiebolag?

En årsredovisning är en beskrivning och sammanfattning av företagets ekonomi under året som gått samt ett meddelande om den nuvarande balansen. Nystartade företag har ingen så kallad revisionsplikt de två första åren. 

Det är dock inte bara aktiebolag som måste göra en årsredovisning – alla företagare måste göra det oavsett om det är en enskild firma (om den omsätter mer än 3 miljoner per år, annars används ett så kallat förenklat bokslut), handelsbolag (beroende på storlek), förening eller aktiebolag. 

Själva syftet med det här bokslutet, som det också kallas, är att man ska få en övergripande bild över hur företaget presterat under året och hur det nuvarande ekonomiska läget ser ut. Dessa uppgifter registreras och blir offentliga uppgifter som man som privatperson eller företagare kan hitta på nätet till exempel. 

Årsredovisningen ska ske efter den sista dagen på räkenskapsåret passerat och som senast 7 månader efter detta datum. De exakta datumen för varje år hittar du på Bolagsverkets hemsida. Du kan inte låta din revisor sköta den här delen av redovisningen utan det måste styrelsemedlemmarna göra. Alla medlemmar måste även signera hela dokumentet innan det slutligen skickas in till Bolagsverket. 

Vad ska en årsredovisning innehålla?

När man gör sin årsredovisning är det viktigt att man tillämpar så kallad god redovisningssed. Det innebär helt enkelt att man följer alla lagar och regler kring hur en årsredovisning för aktiebolag ska gå till. Men vad ska då en årsredovisning för ett aktiebolag egentligen innehålla? Det ska vi gå igenom nu.

1. Balansräkning: Beskriver hur hur företagets ekonomi ser ut vid tidpunkten för redovisningen. Hur mycket tillgångar finns det, hur mycket skulder och finns det eget kapital att räkna in? Alla balanskonton ska räknas med i sammanställningen.

2. Resultaträkning: Ska visa företagets kostnader och intäkter under hela året. 

3. Förvaltningsberättelse: I förvaltningsberättelsen ska man ta med en sammanfattning av allt sådant som kanske är svårt att få med i balansräkningen vad det gäller företagets ställning, verksamhet och utveckling. Exempel kan vara viktiga milstolpar och händelser som skett under året. 

4. Noter: Talar om hur skulder och tillgångar värderats, samt vad anskaffningsvärdet för avskrivningar och nedskrivningar varit och hur de har gått till.

5. Kassaflödesanalys: Alla företag har ett kassaflöde med utbetalningar och inbetalningar. Om man driver ett stort aktiebolag (som går under K3) måste man utöver de 4 ovanstående punkterna även inkludera en övergripande analys av dessa transaktioner i årsredovisningen. Detta visar hur likvida medel förändrats i bolaget under året. Driver man ett litet aktiebolag är detta ej obligatoriskt.

Vilket regelverk är det som gäller för mitt företag?

Det är endast en viss typ av storlek på aktiebolag som måste skicka in sin årsredovisning till Bolagsverket varje år. Om balansen för bolaget nått upp till 40 miljoner kronor de två senaste räkenskapsåren, ni haft minst 50 anställda under de senaste två åren samt en nettoomsättning på mer än 80 miljoner kronor, då räknas man som ett stort aktiebolag. Vilken betydelse har då detta för redovisningen? Jo, det finns olika regelverk att följa. 

Stora aktiebolag ska följa det huvudregelverk som kallas för K3 medan mindre aktiebolag ska följa regelverket K2, som är en förenklad version av K3. Ett litet aktiebolag kan välja mellan att göra den förenklade versionen (K2) eller använda sig av huvudregelverket direkt, men måste då följa alla regler till punkt och pricka. Stora aktiebolag får aldrig välja detta, det är alltid K3 som gäller. 

Om företaget uppfyller minst två av kriterierna du kan läsa här nedan innebär det att bolaget måste ha en licensierad revisor som ser över årsredovisningen innan den skickas in till Bolagsverket. Men det är som sagt inte revisorn som ska göra själva redovisningen. 

• Över 1,5 miljoner kronor i balansomslutning
• Över 3 miljoner kronor i nettoomsättning
• Fler än 3 anställda (i snitt)

Vad händer om man inte skickar in årsredovisningen i tid?

Som företagare i ett aktiebolag ska man verkligen akta sig för att inte skicka in sin årsredovisning i tid till Bolagsverket. Om du går över den deadline som satts för året kan du bli tvungen att betala förseningsavgifter och i värsta fall kan det leda till likvidation, vilket innebär att staten har rätt att upplösa bolaget. 

Du kan även i värsta fall bli åtalad för bokföringsbrott, vilket inte heller är någon rolig historia för varken dig som privatperson eller företagare. Årsredovisningen är en av de viktigaste sakerna som händer under året för ett bolag och det är viktigt att man har koll på läget för att inte sätta bolaget och din egen framtid på spel i onödan endast på grund av slarv och lathet. 

Hur man gör årsredovisning och bokslut för aktiebolag – steg för steg

Har du aldrig gjort en årsredovisning för ett företag tidigare är det inte så lätt att veta hur det går till eller i vilken ände du ska börja. Vi har gjort en steg för steg guide till årsredovisning för aktiebolag, så att du enklare kan sätta igång och inte skjuta uppgiften framför dig för att det känns för övermäktigt. Du kan göra det enkelt för dig genom att strukturera upp det hela och använda dig av en mall för årsredovisning för aktiebolag, som kan se ut till exempel så här.

1. Börja förbereda i god tid

Se till att vara ute i god tid innan det aktuella bokföringsdatumet genom att kolla igenom bokföringssystemet och kontrollera att all data som krävs finns tillgänglig och att allt ser normalt ut. Detta innefattar till exempel:

• Gör avstämning på alla konton som inte längre kommer att användas eller ha någon rörelse och konton som inte har så många transaktioner.
• Inventering av lager måste ske om det finns ett sådant. Detta kan ta tid och det är viktigt att man lägger upp en plan för hur inventeringen ska gå till och att man gör det med så god framförhållning som möjligt.
• Har företaget skaffat nya inventarier under året? Samla ihop fakturorna för dessa och se till att anläggningsregistret har uppdaterats. 
• Gå igenom alla leverantörsfakturor och vilka sena betalningar det finns som inte betalats trots upprepade påminnelser. Den typen av fakturor kan man markera som “osäkra” till exempel. 
• Kontrollera skattereglerna som gäller för just er typ av bolag och storlek. 

2. Genomgång av balanskonton

De konton som visar bolagets tillgångar, skulder och eget kapital kallas för balanskonton. Du börjar med att gå igenom dessa. Se till att balansräkningen stämmer och att skuldkonton och tillgångskonton är i balans med varandra och stämmer överens. I BAS kontoplanen som används kommer alla tillgångskonto börja med siffran 1 och alla skuldkonton med siffran 2.

Det är också viktigt att kolla upp så att det saldo man har på kontot för skatter, arbetsgivaravgifter och moms är korrekt. Till din hjälp kan du använda underlaget från Skatteverket och banken för att jämföra med beloppet på kontot.

3. Sänk skatten med bokslutsdispositioner

Ibland kan det finnas ett behov av att jämna ut beskattning och resultat för olika år. Då kan man få disposition för att skjuta upp beskattningen. Säg exempelvis att bolaget är en del av en större koncern, då kan man flytta överskott från ett bolag det gått bra för till ett bolag inom koncernen som gått med förlust och på så sätt minska den totala förlusten samt beskattningen. Detta kallas för koncernbidrag.

Man kan även som aktiebolag och juridisk person avsätta upp till 25% av skatteresultatet. Detta kallas för periodiseringsfond. Kolla upp med Skatteverket vad som gäller för just ert bolag.

4. Bokför skatten på årsresultatet

Innan du ska räkna fram det skattemässiga resultatet ska du har gjort de justeringar och ändringar ovan som krävs för att få siffrorna i ordning. Detta resultat ska räknas ut innan man genomför eventuella bokslutsdispositioner och liknande.  

Det skattemässiga tal som man får fram kan man runda av till närmaste tiotal. Denna inkomst multiplicerar man sedan med den skattesats som gäller för aktiebolag i Sverige vid tillfället, vilket rör sig kring 20%. Skatten bokförs sedan som en kostnad. 

5. Låt professionell revisor se över årsredovisningen

Du kan inte låta din revisor utföra själva årsredovisningen, men som ett aktiebolag med mer än 1,5 miljoner kronor i balansomslutning, över 3 miljoner kronor i nettoomsättning, eller fler än 3 anställda (i snitt) måste en professionell revisor se över redovisningen så att allt gått rätt till. 

6. Årsredovisningen ska skrivas under

Innan årsredovisningen skickas vidare till Bolagsverket ska den signeras av alla styrelsemedlemmar under en årsstämma. Efter detta ska man bokföra årsresultatet och sedan är allt klart!

Ladda upp årsredovisning hos Bolagsverket online och digitalt – så här går det till

Numera kan man ladda upp sin årsredovisning för aktiebolag digitalt hos Bolagsverket när den är klar. Detta är ett mycket smidigt eftersom man aldrig behöver hantera vanliga papper. Alla styrelsemedlemmar kan skriva på redovisningen med sin e-legitimation efter att ha blivit inbjuden. Hur smidigt som helst men även tryggt och säkert. Så här går det till steg för steg:

1. Ladda ner den programvara som krävs via Bolagsverkets hemsida
2. Ladda upp årsredovisningen samt revisionsberättelsen från den programvara som stöds (enligt Bolagsverkets hemsida)
3. Bjud in alla de personer som ska skriva på årsredovisningen genom att skriva in personnummer och e-postadress till dessa individer
4. Den/de inbjudna personerna loggar in med BankID, signerar och skickar in årsredovisningen

Göra årsredovisningen själv eller ta hjälp av revisor?

Som nyföretagare har man kanske inte stenkoll på hur man gör en årsredovisning även om texter som denna kan hjälpa dig på traven. Känner du dig osäker kan du ta hjälp av en auktoriserad revisor eller redovisningskonsult som kan guida dig på vägen. Det finns en del lagar och regler som kan vara skönt att få hjälp med av någon som kan allt inom detta område, istället för att göra fel och eventuellt riskera rättsliga påföljder om det skulle gå riktigt fel. 

En redovisningskonsult som är med under processen får dock inte godkänna årsredovisningen innan den skickas till Bolagsverket, det måste en riktig revisor göra och denna revisor får inte vara inblandad i själva processen av att sammanställa bokslutet. 

Sammanfattning – årsredovisning för aktiebolag

Som avslutning på den här artikeln kan vi konstatera att årsredovisning och bokslut inte är något man kommer undan som bolag, men som aktiebolag måste man vara ännu mer noggrann så att rätt sorts regelverk efterföljs. Ett stort aktiebolag måste låta en revisor se över årsredovisningen innan den skickas in. Stora aktiebolag måste alltid hålla sig till Bolagsverkets huvudregelverk för årsredovisning – K3 och de mindre aktiebolagen använder K2.  

Vill man slippa hantera dokument och skicka in redovisningen till Bolagsverket via post, kan man nu istället ladda upp den digitalt online på deras hemsida och låta alla styrelsemedlemmar skriva under med BankID istället. Hur smidigt som helst! 

Glöm inte bort vikten av att börja med saker och ting i tid. 7 månader efter räkenskapsåret är slut måste redovisningen in och ni kanske måste göra inventering och kolla igenom en hel del grejer innan allt är redo att skickas in i dokumentform. Detta tar tid och kräver planering om man vill ha ordning och reda på torpet. 

Glöm inte bort att du alltid kan ta hjälp av en auktoriserad redovisningskonsult eller revisor under själva processen, men endast för rådgivning. Den yrkseman/kvinna du väljer att ta hjälp från inom detta område under årsredovisningsprocessen får dock inte sedan vara den revisor som godkänner årsredovisningen innan den skickas in till Bolagsverket. Om du är smart och noggrann med bolagets årsredovisning kan du göra många bra drag som är till företagets fördel vad det gäller skatter och liknande. Här kan det finnas det pengar att spara in!