Revision i ideell förening: allt du behöver veta

De flesta ideella föreningar har inga krav på sig att göra en revision enligt lagen. Men, majoriteten av alla ideella föreningar gör ändå en revision eftersom det brukar finnas inskrivet i stadgarna som föreningen måste följa. Det här är en guide där du kan läsa om vad en revisor gör i en ideell förening, vem som kan vara revision och hur hela processen går till.

Stadgarna är avgörande

Det är föreningens stadgar som avgör om det ska finnas en eller flera revisorer. Stadgarna är som ett regeldokument som gör gällande hur föreningen ska skötas och man gör stadgarna i samband med att föreningen upprättas. Det går också att göra ändringar i stadgarna på föreningsstämman i takt med att föreningen utvecklas.

Allt det vi går igenom i vår guide är generella tillvägagångssätt och regler. Det är alltid det som står i stadgarna som gäller ifall de säger något annat än det vi berättar i den här texten. 

Vem får vara revisor i en ideell förening?

Ett aktiebolag som måste ha en revisor behöver välja en auktoriserad revisor som ska anmälas till Bolagsverket. Det regleras i lagen. Det finns inga liknande bestämmelser kring vem som kan göra revision av en ideell förening utan reglerna är inte lika krävande. En revisor i en ideell förening behöver egentligen inte ha några förkunskaper, men det är förstås bra om denne har det.

Många tänker att en revision handlar om att hitta fel i arbetet som styrelsen har gjort, men det är inte det som är det huvudsakliga eller enda syftet med en revision. Därför ska man verkligen lägga ner tid på att hitta en revisor som är seriös och som hjälper föreningen att utvecklas. En bra revisor kommer göra ett arbete som stärker medlemmarnas förtroende för det som styrelsen gör. 

Även fast det inte finns regler som säger att revisorn måste ha förkunskaper ska man ändå leta efter någon som kan ekonomi. Det är en förutsättning för att revisorn ska veta vad och hur hen ska göra den granskning som revisionen innebär. 

Många ideella föreningar väljer en revisor som på något sätt känner någon av medlemmarna eller styrelseledamöterna. Det får man alltså göra, men man behöver överväga om det är det bästa valet. Revisionen ska vara oberoende och granska arbetet. Så fort det finns personliga kontakter och relationer att värna om föreligger det en risk om att arbetet inte blir oberoende. Skulle det till exempel vara så att det förekommer brister i förvaltningen kan det vara svårt för en revisor att ta upp det om det finns personliga relationer att ta ansvar för. 

Den som utses till revisor i en ideell förening ska vara myndig, får inte ha en förvaltare eller ha näringsförbud. Personen får inte heller vara försatt i konkurs. De flesta ideella föreningar behöver inte välja en auktoriserad revisor, men om föreningen är större behöver denne vara auktoriserad. Det går att läsa mer om när en förening eller ett företag räknas som större hos Bolagsverket. 

En revisor får inte vara jävig

Alla som har ett intresse av föreningen, oavsett om det är medlemmar, styrelsen eller en långivare ska vara trygga med att revisorn är opartisk. Därför finns det vissa jävsregler som gör gällande att alla inte kan väljas till revisorer i föreningen. Reglerna är följande:

• En styrelseledamot får inte vara revisor. Det här är en regel som gäller både för sådana som sitter i styrelsen nu och för sådana som suttit i styrelsen tidigare.
• Revisorn får inte göra den löpande bokföringen eller annan redovisning. Det revisorn kan göra är att ge allmänna anvisningar och råd, men hen får inte upprätta den själv. Det här är en regel som finns för att om revisorn skulle göra det så är det sitt eget arbete hen sedan kommer granska, och då är det inte en revision som görs. 
• En revisor får inte hantera föreningens kapital. Denne får inte göra utbetalningar eller placera likvida medel på något sätt. 
• Den som utses till revisor får inte vara närstående till någon i styrelsen. En av styrelseledamöternas make/maka, syskon, sambo eller släkt i nedstigande eller uppstigande led får inte vara revisor.
• Den som utses till revisor får inte ha en beroendeställning till någon i styrelsen eller till föreningen.
• Den som är revisor får inte stå i skuld till föreningen. Det finns ett undantag till detta och det är om det handlar om medlemskapet i föreningen. 

Jävsreglerna är inte lagstadgade. Det beror på att det inte finns någon specifik lag som gäller för just ideella föreningar. Men, man ska följa de här reglerna för att allting ska gå korrekt till och för att undvika att det uppstår slitningar inom föreningen mellan styrelsen och medlemmarna.

Revisorns aktivitet i föreningen

Den som utses till revisor får vara medlem i föreningen. Det man behöver överväga är hur pass aktiv man tycker det är lämpligt att revisorn är. Om man exempelvis anordnar ett lotteri är det inte lämpligt att revisorn tar hand om redovisningen av det. En revisor som är medlem i föreningen får inte ha en sådan position där hen kan ta beslut som får ekonomiska följder för föreningen. 

Val av revisor

I stadgarna framgår det hur många revisorer en ideell förening ska välja. Det brukar vara vanligast att ideella föreningar har en revisor och en suppleant för denne, eller att man har två revisorer och inte har en ersättare. Man väljer revisorer på föreningsstämman. Som regel brukar man välja en revisor för ett uppdrag på minst ett år, men det går att utse någon som ska ha uppdraget längre. Även revisorns uppdragstid kan regleras i stadgarna. 

Om man bara har en revisor är det vettigt att också utse en suppleant ifall revisorn avgår i förtid. Om man inte har en suppleant då måste man kalla till en ny föreningsstämma för att utse en ny revisor, och det tar tid för alla inblandade. 

Amatör eller proffs?

Det finns utbildade samt auktoriserade revisorer och det finns lekmannarevisorer. I mindre ideella föreningar kan en person vara revisor utan att ha utbildning, förutsatt att den kan grunderna i ekonomi. En fördel med att ha en sådan revisor är att man sällan behöver betala någon för uppdraget eftersom en lekmannarevisor tar sig an det för att hen vill bidra till föreningens verksamhet. Om föreningen är större kan det vara bättre att köpa in en tjänster från en auktoriserad revisor eftersom det leder till att man får en bättre och mer ingående revision. 

Om föreningen har ekonomiska bekymmer är det alltid att föredra att ha en auktoriserad revisor, även fast man inte skulle behöva det enligt lagen. Anledningen till det är enkel; en revisor är ett proffs på att granska räkenskaper och kan ge råd om förbättringar som förhoppningsvis kan hjälpa föreningen att ta sig ut ur den problematiska situationen.

Revisorer har tystnadsplikt

I samband med ett revisionsuppdrag kommer revisorn få information om föreningens ekonomi. En revisor har tystnadsplikt och får inte berätta sådant vidare till utomstående om det skulle kunna vara skadligt för föreningen. Tystnadsplikten gäller från det att revisorn utses och är i kraft under hela uppdragstiden, men den tar inte slut när revisorn slutar. Tystnadsplikten fortsätter alltså även efter att uppdraget är klart. En revisor ska undvika att yttra sig om de ekonomiska förhållanden på ett mer ingående sätt än vad som finns att läsa i årsredovisningen. 

Tystnadsplikten en revisor har gäller gentemot utomstående intressenter och enskilda medlemmar. Däremot ska revisorn uppge alla de upplysningar som föreningsstämman begär när stämman hålls. Ett undantag till det är om upplysningarna skulle kunna anses vara till en stor nackdel för föreningen. Är det så att medlemmarna i föreningen eller styrelsen har vidtagit åtgärder som inte är i enlighet med lagar och stadgar ska revisorn alltid kommentera det.

Revisorn har upplysningsplikt

En revisor har upplysningsplikt. Det betyder att den information revisorn får fram ska överlåtas till samtliga medrevisorer och till nya revisorer som utses i föreningen. Om föreningen försätts i konkurs ska revisorn ge över all information till konkursförvaltaren. Vid sådana här tillfällen spelar det inte någon roll om informationen kan skada föreningen eftersom både konkursförvaltaren och andra eventuella revisorer har tystnadsplikt. 

Detta omfattar en revision av en ideell förening

När en revision görs av en ideell förening ska revisorn kontrollera följande:

• Att föreningens stadgar följs
• Att bokföringen är korrekt gjord och att det finns verifikationer
• Att bokföringen stämmer överens med verkligheten
• Att föreningen följt upp budgeten
• Resultat- och balansräkning
• Årssammanställning och verksamhetsberättelse
• Att föreningen har ett fullgott försäkringsskydd
• Att styrelsen har ett upplägg för internkontroll
• Styrelsens förvaltning

När revisionen görs ska styrelsen medverka för att göra det enklare. Styrelsen har inte rätt att undanhålla några uppgifter eller information från revisorn. Styrelsen ska ge alla redovisningsdokument till revisorn åtminstone en månad innan den ordinarie föreningsstämman ska hållas. Exakt vilka tidpunkter som gäller brukar framgå i stadgarna. 

Revisionsberättelse

När granskningen av räkenskapsåret har gjort ska revisorn göra en revisionsberättelse som lämnas till föreningsstämman. Normalt sett ska den ges till styrelsen i föreningen åtminstone två veckor innan föreningsstämman hålls. Även det är något som regleras i stadgarna. När revisorn ger sin revisionsberättelse återlämnar hen också redovisningsdokumenten.

En komplett revisionsberättelse ska innehålla:

• Ett skriftligt uttalande från revisorn där hen kommenterar om årsrapporten har blivit gjort på rätt sätt och enligt god redovisningssed samt föreningssed. God redovisnings- och föreningssed betyder att redovisningen faktiskt visar föreningens ställning och resultat och att den är upprättad på ett sätt som andra föreningar gör. 
• Information ifall revisorn har lagt märke till att styrelsen agerat felaktigt.
• En rekommendation om föreningsstämman ska bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte.
• ÖVriga upplysningar som medlemmarna kan ha nytta av att få. Övriga upplysningar kan både vara positiva och negativa. 
• Anmärkningar ifall det är så att föreningen brutit mot lagen. Det kan exempelvis vara om man inte betalat in arbetsgivaravgifter.
• Revisorns rekommendation gällande årsrapporten och om föreningsstämman ska fastställa den eller inte. 

Dokumentation av revisorsuppdraget

Revisorn ska dokumentera sitt arbete skriftligen. Även när revisorn för samtal med styrelsen ska dessa dokumenteras så att man kan gå tillbaka och kontrollera vad som har blivit sagt och vad det är man har diskuterat. 

Revisions-PM

Det kan förekomma situationer när det inte är lämpligt att ta upp anmärkningar i revisionsberättelsen. Det kan handla om sådana anmärkningar som är av mindre betydelse för en utomstående läsare, och det kan handla om anmärkningar som rör verksamheten och affärshändelser som är hemliga. Om en revisor har sådana anmärkningar kan hen istället skicka sina synpunkter i ett revisions-PM till styrelsen. Det är endast större anmärkningar man behöver skriva ner i ett revisions-PM, mindre sådana kan man lämna muntligen. 

En revisor behöver se till att ett revisions-PM blir protokollfört och att sådana åtgärder som vidtas blir dokumenterade. Det här är viktigt eftersom det annars kan finnas en risk för att PM:et stannar på någons bord och inte leder till att hela styrelsen får veta vad revisorn har haft synpunkter om. 

Revisorns ansvarsområde

Många tror att revisorn inte har så mycket ansvar utöver att granska styrelsens arbete. Det är inte sant. En revisor har ett mycket stort ansvar och om hen inte upprättar sin revisionsberättelse på ett riktigt sätt kan hen bli ålagd att betala skadestånd. En revisor kan bli skadeståndsskyldig om hen inte kommenterar fel eller brister i styrelsens rapportering. Det är en av anledningarna till att man i en ideell förening inte bara ska välja en revisor som lägger sin namnunderskrift på ett papper. Med uppdraget följer ett ansvar. 

Revisorn kan bli ansvarig om hon eller han gjort en oren revisionsberättelse och förespråkat ansvarsfrihet för styrelsen om det inte är befogat. Skadeståndsskyldigheten kan också träda i kraft om det finns uppgifter i revisionsberättelsen som inte stämmer överens med verkligheten. Om föreningen tar skada av revisionen kan revisorn bli tvungen att betala skadestånd för detta. Det gäller alltså att välja en revisor man litar på och som kan sin sak. Det kommer göra samarbetet tryggt och givande både för föreningens medlemmar, styrelsen och för revisorn själv.