Gratis bokföringsprogram: Hur står de sig mot betalprogram?

Att ha en bokföring är något som alla som bedriver näringsverksamhet är skyldiga till enligt den svenska lagen. Det är Bokföringslagen som gör gällande att alla företag är skyldiga att ha en korrekt bokföring. Man kan antingen välja att anlita en redovisningsbyrå som gör bokföringen åt en, eller också kan man göra nästan allting själv så länge man har ett bra bokföringsprogram. Tidigare gjordes nästan all bokföring för hand, men eftersom det numera finns smidiga program som förenklar arbetet använder i princip alla företag ett bokföringsprogram.

Köpa bokföringsprogram eller välja en gratisversion?

Det finns många olika bokföringsprogram man kan välja mellan. En del av dem har enklare funktioner som mindre företag klarar sig bra med, medan andra är mer avancerade och passar utmärkt för företag som har större ekonomiska flöden. Det är inte bara det som är skillnaden mellan olika bokföringsprogram, utan det finns också prismässiga skillnader. 

Det finns bokföringsprogram som är helt gratis att använda, och det finns sådana som antingen kostar en engångssumma eller har ett visst pris per månad. I den här guiden kommer vi diskutera de mest generella skillnaderna mellan bokföringsprogram så att du som har ett företag ska kunna avgöra om du vill betala för ett program eller använda en gratisversion.

Vad innebär bokföring?

Innan vi går in på programmens olika för- och nackdelar börjar vi med att reda ut begreppet bokföring. För någon som är ny som företagare kan det väcka många frågor när man för första gången ska upprätta en bokföring, och det är frågetecken vi hoppas kunna räta ut och ge svar på.

I korthet är bokföring en registrering av både ingående och utgående transaktioner. Bokföringen ger dig en överblick av hur ekonomin ser ut i företaget, och därför är den väldigt viktig för att du ska kunna arbeta för att utveckla verksamheten i rätt riktning. Bokföringen är också det som ligger till grund för hur näringsverksamheten kommer beskattas, därför spelar det en stor roll att man verkligen gör den på ett rätt sätt från första början.

Varje gång du betalar en faktura, skickar en faktura, betalar egenavgifter eller betalar ut lön ska du föra in dessa händelser i bokföringen. Detsamma gäller om du gör ett inköp till verksamheten. När en affärshändelse sker ska företagaren göra en verifikation, alltså en registrering av den specifika transaktionen som har gjorts. Verifikationerna ska göras i nummerordning efter datum när de inträffade. Det är verifikationen man för in i bokföringsprogrammet. Har man gjort kontanta inköp eller fått betalt kontant ska sådana händelser föras in i bokföringen senast nästa vardag. Fakturor ska föras in i bokföringen så snabbt som det är möjligt. 

Grundbokföring – affärshändelser enligt datum

Att bokföra händelser enligt de datum när transaktionerna inträffade är det som kallas för en grundbokföring. När du för in sådana händelser i ett bokföringsprogram kommer programmet sortera alla transaktioner så att de registreras på rätt konto. 

Med det menas att om du exempelvis har betalat ut löner så kommer de transaktionerna registreras på lönekontot, och om du gör uttag ur verksamheten registreras de på kassakontot. Eftersom transaktionerna sorteras på rätt konto kommer det vara enkelt att se vilka likvida medel som finns på de olika kontona. Det kommer göra det lätt att se hur kassaflödet ser ut. 

I slutet av varje räkenskapsår ska man göra ett bokslut. Det är en slags sammanställning av alla transaktioner som skett under året och via bokslutet går det att se om företaget har gått med förlust eller vinst. En del företag gör inte bara ett bokslut utan även så kallade delårsbokslut. Det är endast en nödvändighet för större företag, men även mindre kan göra delårsbokslut, så kallade kvartalsrapporter, om man önskar. 

Varför ska man ha ett bokföringsprogram?

Eftersom bokföringen ska upprättas i enlighet med de bestämmelser som finns i Bokföringslagen underlättar man väldigt mycket för sig själv genom att ha ett bokföringsprogram. Om du har ett företag och vill göra bokföringen själv ska du därför skaffa ett sådant eftersom det kommer bli mycket enklare att upprätta en korrekt bokföring och att kunna se hur företagets ekonomi utvecklas. Ett bokföringsprogram kommer alltså kunna hjälpa företaget att uppnå de resultat som är önskvärda.

Bokföringsprogram är framförallt lämpliga för enskilda firmor. Det beror på att den bokföring som krävs av enskilda firmor är den enklaste varianten. Har du enskild firma med inte alltför många transaktioner kan du alltså sköta bokföringen själv med ett bra program. Funderar du däremot på att expandera verksamheten, eller om det är ett handelsbolag, aktiebolag eller kommanditbolag du har är det oftast klokare att anlita en redovisningsbyrå som kan ta hand om bokföringen och redovisningen. 

Webbaserade bokföringsprogram

I dag finns det väldigt många bokföringsprogram som du kan komma åt online. Det betyder att du kan bokföra företagets affärshändelser när som helst, och var du än är. Den stora fördelen med att välja ett bokföringsprogram som är webbaserat är att affärshändelserna finns sparade i molnet. Det finns inte någon risk för att du förlorar bokföringen om datorn går sönder eller om något annat inträffar som gör att du inte kan komma åt programmet. I webbaserade bokföringsprogram kan du spara alla slags kvitton och fakturor så att de finns samlade på en och samma plats och är enkla att komma åt när det behövs. 

De flesta bokföringsprogram som finns på nätet har också en kontoplan som man kan anpassa efter företagets verksamhet. Programmen gör också att verifikationerna registreras enligt datum och nummerordning, precis som de ska bokföras enligt lagen.

Betalda bokföringsprogram och gratis bokföringsprogram

Vi kommer nu att göra en jämförelse av betalda och gratis bokföringsprogram. Det vi vill poängtera är att de sakerna vi tar upp här är generella skillnader. Alla bokföringsprogram är olika och har varierande funktioner, så den här guiden ska ses som en riktlinje och inte som ett givet facit på vad som är det bästa valet. 

Ett företag som är nystartat vill naturligtvis försöka hålla nere på utgifterna så mycket det bara går att göra. Ett gratis bokföringsprogram kan därför vara något att börja med i sådana lägen. En sak som kan vara värd att tänka på är att ett gratis bokföringsprogram ofta är enklare, och kan förutsätta att användaren har en viss kunskap och ett intresse för ekonomi för att kunna använda programmen på ett korrekt sätt. 

I ett bokföringsprogram är det nästan alltid de mest grundläggande funktionerna som är kostnadsfria. Det kan exempelvis handla om att registrera betalda fakturor eller inköp. Vill man använda bokföringsprogrammet för att själv kunna skicka och skapa fakturor till kunder är det ofta en tjänst som kostar att använda i gratisprogrammen.

Som regel brukar det löna sig att investera i ett bättre bokföringsprogram när verksamheten växer, alltså ett bokföringsprogram som kostar en liten summa. Detta eftersom man i de programmen får flera möjligheter och funktioner att använda sig av. 

Vad kostar ett bokföringsprogram?

Hur mycket ett bokföringsprogram kostar beror på vilket program man väljer. Det finns många leverantörer på marknaden och det gäller att hitta det alternativ som passar absolut bäst för företaget i fråga. En del leverantörer debiterar engångsavgifter, medan andra istället debiterar en kostnad per månad. Det finns också leverantörer som först debiterar en engångsavgift som därefter övergår i ett abonnemang som fortlöper tills det sägs upp.

För- och nackdelar med ett gratis bokföringsprogram

För att göra det mer överskådligt för dig som funderar över ifall du ska ha ett betal- eller gratis bokföringsprogram kommer vi göra en kort översikt av för- och nackdelarna med de olika alternativen.

Vad gäller ett gratis bokföringsprogram är fördelarna följande:

• Passar utmärkt för det nystartade företaget
• Passar bra för företag med små och ett fåtal transaktioner
• Passar för företagare som har grundläggande kunskaper i bokföring
• Belastar inte företagets ekonomi
• Programmen brukar vara enkelt uppbyggda och smidiga att använda

De huvudsakliga nackdelarna med gratis bokföringsprogram är:

• De möjliggör endast vissa slags affärshändelser
• Det finns sällan, eller i begränsad tillgång, en kundtjänst att kontakta
• Passar sämre för större företag eller expanderande företag

För- och nackdelar med betalda bokföringsprogram

De huvudsakliga fördelarna med ett kostnadsbelagt bokföringsprogram är:

• Ofta helt onlinebaserade lösningar
• Bokföringsprogrammen kan ofta integreras med revisorer och banker
• Bra tillgång till kundsupport
• Innehåller alla funktioner en komplett bokföring kan behöva

Nackdelarna med betalda bokföringsprogram är:

• Avgiften för programmet blir en utgiftspost i företagets ekonomi
• Kan vara något svårare att lära sig för en nybörjare eftersom de innehåller många funktioner

Så hittar du rätt bokföringsprogram

Eftersom det kan vara svårt att veta vilka behov man har av ett bokföringsprogram, speciellt om det är så att man är en rätt ny företagare som ska göra bokföringen själv, kan det vara värt att testa flera olika program. De allra flesta bokföringsprogrammen kan man testa gratis, även de som annars är betalprogram, under en begränsad period för att man ska kunna avgöra om det är rätt val för bolaget. 

Vårt tips är därför att du testar flera bokföringsprogram. Det kommer göra det enklare att välja ett som faktiskt känns överskådligt och enkelt att använda, och som dessutom har alla de funktioner som företaget behöver. 

Bokföringsprogram eller redovisningskonsult?

Som vi har varit inne på i den här guiden går det utmärkt att göra sin bokföring själv om man vill det, förutsatt att man känner till de regelverk som finns. Det är ändå många företagare som väljer att anlita en redovisningskonsult. Hur man vill göra, alltså om man vill bokföra själv eller anlita någon som gör det åt en, är upp till var och en. Fördelen med att anlita en redovisningskonsult är att man får mer tid över till att fokusera på driften av verksamheten. 

Det går att anlita redovisningskonsulter antingen för hela bokföringen eller för delar av den. I och med det kan ett företag också göra en stor del själva medan man överlåter mer svårare saker åt en extern part som är expert inom området. Välj det som känns bäst för just dig. Det brukar vara en bra nyckel till att lyckas med näringsverksamheten.