Bokföring enskild firma: så gör du det enkelt

För dig som har en enskild firma är det knappast bokföringen du vill lägga ner mest tid på. Ändå är det viktigt att du har en korrekt bokföring. Det måste alla som har en näringsverksamhet ha enligt den svenska lagstiftningen. Bokföringen är alltså ingenting man kan välja bort, men det finns mängder av saker man kan göra som enskild företagare för att det inte ska bli den delen av företagandet som tar som mest tid. 

Vi kommer ge dig konkreta tips på vad du kan göra för att göra bokföringen så enkel som möjligt. Följer du dem kommer du få mycket mer tid över till att göra det du är bra på; att driva den verksamhet du har.

Vad ingår i bokföringen?

Först och främst kan det vara viktigt att reda ut vad som egentligen ingår i bokföringen och vilka krav det är som gäller för en enskild firma. Alla krav regleras i Bokföringslagen som är godkänd av Sveriges regering. Bokföring är ett begrepp man ibland blandar ihop med redovisning. Visserligen hör bokföring till redovisning, men det är egentligen två skilda saker. 

I redovisningen ingår all slags dokumentation av ett företags affärshändelser under ett år. Det innebär att redovisning omfattar allt från löpande bokföring till bokslut. Bokföring är en separat del av redovisningen och med det begreppet menar man att man redovisar alla enskilda affärshändelser, det vill säga transaktioner, som sker i verksamheten. I bokföringen ska man exempelvis registrera egna uttag, betalning av sociala avgifter, löneutbetalningar och inköp. Man ska också registrera betalningar man fått in av sina kunder. Bokföringen är alltså varje enskild händelse som görs som berör företagets kapital. Sedan ligger bokföringen som grund för bokslutet och för den skatt som företaget ska betala. 

Både enskilda näringsidkare som har A-skatt och FA-skatt måste ha en bokföring.

Så kan du göra bokföringen enkel

Vi vet att många som har en enskild firma inte tycker att bokföringen är det allra roligaste som finns. Därför har vi sammanställt flera tips för att det ska gå så snabbt som möjligt. Tänk även på att man som enskild näringsidkare kan göra bokföringen själv, men det går också att anlita en redovisningskonsult eller redovisningsbyrå om man vill att någon annan ska göra det åt en. Då behöver man inte göra mer än överlämna alla de dokument som finns, och sedan granska så att bokföringen stämmer överens med verkligheten.

Ha en tydlig dokumentation

Det allra viktigaste att tänka på för att bokföringen ska bli så lätt som det bara går är att vara tydlig med den dokumentation företaget behöver över alla de transaktioner som görs in och ut från kontot. Dokumentation kan exempelvis vara fakturor, kvitton eller andra dokument som visar vilka belopp som antingen betalats ut från eller kommit in på företagets bankkonto. Enligt lagen ska verifikationerna sparas. Det går alltså inte bara att föra in informationen i bokföringen utan själva originalverifikationerna ska sparas. De kan komma att behövas om Skatteverket granskar deklarationen.

Eftersom det finns många molnlagringstjänster i dag är ett tips att scanna in alla fysiska dokument och lagra dem online. Det gör det mycket säkrare eftersom man har tillgång till dokumentationen även fast man skulle råka slarva bort en faktura på papper. Dessutom behöver du inte spara alla kvitton och dokument i en pärm, utan du kan sortera allt i datumordning direkt i en digital lagringstjänst. Det här brukar vara väldigt enkelt att göra om man väljer att använda ett bra bokföringsprogram, något vi kommer ta upp som vårt nästa tips.

Välj ett bra bokföringsprogram

Den tiden när man gjorde all bokföring i en fysisk kassabok är förbi, åtminstone för nästan alla moderna företag. Det beror helt och hållet på att det finns så många bra digitala lösningar och att många företag ändå bedriver mycket korrespondens på nätet. Kundkontakter och internetbank är bara några av de digitala tjänster som går att användas och göras online. Detsamma gäller för bokföring. 

Allt fler väljer att skaffa ett digitalt bokföringsprogram. Ett webbaserat bokföringsprogram innebär att man kan göra bokföringen var man än är, förutsatt att man har en internetuppkoppling. Det underlättar på många sätt när det handlar om att kunna göra den obligatoriska bokföringen så snabbt och lätt som det går att göra. 

Det finns bokföringsprogram som kostar och det finns också gratisversioner. Vilken variant man ska välja beror i mångt och mycket på vad man har för behov av i den enskilda firman. En enskild firma som har väldigt få transaktioner och inga anställda klarar sig ofta bra på en gratisversion. Det man däremot kan behöva känna till är att det i gratisprogram finns begränsningar. Det kanske inte går att automatiskt koppla samman en transaktion med en verifikation. 

Vill man alltså ha det absolut enklaste och smidigaste alternativet är det faktiskt oftast bäst att välja ett bokföringsprogram som kostar. Det behöver inte vara dyrt och belasta budgeten, men genom de automatiseringar man kan göra får man en bättre överblick av vilka tillgångar och skulder man har i den enskilda firman.

Ett annat tips är att testa flera bokföringsprogram innan du bestämmer vilket som är bäst för din enskilda firma. Många onlinebaserade bokföringsprogram kan man testa gratis under en kortare period. Då får du prova på om programmet är precis vad som önskas innan du väljer att betala för det. 

Avsätt tid regelbundet för bokföringen

När du har ett bra system för hur du ska hantera din bokföring, exempelvis digitalt, och när du vet hur du ska spara verifikationerna är nästa tips för att göra allt enkelt att faktiskt avsätta tid för bokföringen. Det här gör du allra enklast genom att bestämma när du ska göra bokföringen. Du måste inte föra in en fakturabetalning på sekunden du får betalt, men du ska göra det så snart som möjligt. Därför kan det till exempel vara läge att en gång i veckan lägga ner några timmar på att uppdatera bokföringen.

Om du har ett system för när du ska göra bokföringen kommer det inte kännas som att det blir för överväldigande. Om du däremot inte har ett system kommer du mycket möjligt känna dig överöst med arbete när det väl är dags att bokföra.

Hur mycket tid du behöver avsätta på bokföringen beror förstås på vilken omsättning företaget har och hur många transaktioner det handlar om. Ju fler transaktioner, desto mer tid kommer du behöva. Du kan prova dig fram tills du hittar ett fungerande arbetssätt för dig som inte kommer ta tid från verksamheten, eftersom du faktiskt har planerat och avsatt tid varje vecka för bokföringen.

Granska bokföringen löpande

Utöver att vi starkt rekommenderar att man har en tid varje vecka när man gör bokföringen så föreslår vi också att du som har en enskild firma granskar den bokföring som har gjorts med ett visst intervall. En gång i månaden brukar vara lämpligt. Anledningen till att det kan vara bra att faktiskt granska den bokföring som har gjorts handlar om att upptäcka eventuella fel eller problem i god tid. 

En bokföring som inte granskas med jämna mellanrum kan riskera att sätta den enskilda firman i en problematisk situation, utifall att det skulle finnas fel som exempelvis gör att du tror att det finns mer tillgångar än det egentligen finns. Vid en granskning av bokföringen kan du kontrollera:

• Stämmer de utgående och ingående beloppen?
• Finns verifikationerna sparade?
• Går verifikationerna enkelt att koppla till de olika posterna?

Svårare än så är det alltså inte att granska sin egen bokföring. Det tar inte lång tid, förutsatt att man har ett bra system för bokföringen och att man gör den på ett noggrant sätt när man väl gör den. 

Göra bokföring själv eller anlita en redovisningskonsult?

Med hjälp av våra tips är det fullt möjligt för någon som har en enskild firma att göra hela bokföringen själv. Någon som är insatt i ekonomi och har erfarenhet av att göra bokföring kommer antagligen kunna göra det relativt snabbt, förstås beroende på hur stort företaget är och vilken mängd affärshändelser man har. Men, även fast man kan göra det snabbt är det inte alltid man har lust att göra sin egen bokföring.

Som enskild företagare kan du fundera på om du vill göra bokföringen själv eller om du hellre vill överlåta den till någon annan. Att överlåta arbetet till en redovisningskonsult eller en redovisningsbyrå innebär att det enda du behöver göra är att komma överens om hur de olika verifikationerna ska överlämnas, och sedan görs bokföringen av redovisningskonsulten åt företaget. Det betyder att du som enskild företagare inte alls behöver avsätta någon tid på att bokföra transaktioner utan istället kan du lägga ner all tid på att faktiskt bedriva den verksamhet som var anledningen till att företaget startades.

Om man väljer att anlita redovisningshjälp behöver man känna till att man som företagare alltid är ansvarig för att bokföringen är korrekt. En auktoriserad redovisningskonsult känner till alla gällande lagkrav och regler för bokföring, därför kan man vara trygg och säker på att bokföring som görs av en sådan också kommer bli riktig. Däremot behöver man kontrollera så den stämmer innan man skickar in den till Skatteverket. 

Att anlita en redovisningskonsult kan i många fall vara en bra investering. Även fast bokföringen inte tar speciellt mycket tid är det betryggande att veta att allt registreras som det ska från första början, och att man inte behöver lägga ner sin energi på att förstå sig på bokföring.

Vad kostar det att anlita redovisningshjälp för en enskild firma?

Om en enskild firma behöver redovisningshjälp går det att anlita en redovisningsbyrå eller -konsult för arbetet. En redovisningskonsult har många kompetenser, varav löpande bokföring är en av dem. En redovisningskonsult har också de insikter som behövs för att hjälpa företaget hitta utgiftsposter som kan förbättras för att på så sätt göra bolagets ekonomi starkare. Vidare kan en redovisningsbyrå eller -konsult också bistå när det är dags att göra bokslut. 

Vad det kostar att anlita bokföringshjälp beror på flera faktorer. Det finns många prismodeller. Som regel kan man räkna med att en redovisningskonsult som arbetar på distans erbjuder ett lägre pris för sitt arbete eftersom denne inte har några kostnader för lokaler. En fördel man får om man anlitar en redovisningskonsult som är på samma ort är istället att man kan ha fysiska möten. Resultatet man som enskild företagare får från bokföringshjälpen är desamma, men det kan handla om vad man är bekväm med och föredrar.

Har du en enskild firma och är nyfiken på vad det skulle kosta att få hjälp med bokföringen kan du skicka in en offertförfrågan via vår hemsida. Vi har kontakt med mängder av redovisningsbyråer och -konsulter över hela Sverige och vår tjänst går ut på att hjälpa företag hitta rätt person, samtidigt som vi kan bidra till att flera kompetenta redovisningskonsulter får nya uppdrag. Skicka in en offert på vår sajt så kommer du få flera erbjudanden. Det kostar ingenting för dig med enskild firma att använda dig av vår förmedlingstjänst. 

Alla enskilda företagare behöver ha en löpande bokföring. Läs våra tips för att göra bokföringen så enkel som det går att göra, utan att det tar för mycket tid.